Herramientas de formación para empleados: encuentra la más adecuada para ti

Independientemente de si tu objetivo es incorporar nuevos empleados a la empresa, ofrecerle al personal de ventas formación sobre los nuevos productos u ofrecer formación en habilidades blandas, tener las herramientas adecuadas para hacer todo esto es fundamental. Hemos elegido y comparado algunas herramientas de formación para empleados que te serán de gran ayuda, sea cual sea el método de formación o contenido que uses o tengas pensado usar.

1. Plataformas de aprendizaje

Las plataformas de aprendizaje son herramientas esenciales para la formación en las empresas que te permiten alojar y ofrecer cursos a los empleados. Ya sea que elijas un LMS tradicional, una plataforma para alojar cursos, un sistema de gestión de contenidos de aprendizaje (LCMS) o una plataforma de microaprendizaje, vas a necesitar sin duda una de estas herramientas para formar a tus empleados.

Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS)

Es posible que esta sea la más importante, o al menos la más popular, de todas las herramientas de formación de personal. Si has impartido alguna vez un curso en línea para tus empleados, es probable que este estuviera alojado en un LMS.

Puedes considerar un LMS como un espacio virtual al que los empleados acuden para aprender, colaborar y evaluar sus conocimientos. Una buena plataforma te ayudará a automatizar diferentes aspectos del proceso de formación y a combinar todo tu contenido para crear una ruta de aprendizaje estructurada para tus empleados. Sin embargo, los sistemas difieren mucho, por lo que es muy importante elegir uno con cuidado en función de las necesidades de formación de tu empresa, los estándares de e-learning compatibles, los precios y el servicio de atención al cliente. Para obtener más información sobre las funciones de los sistemas de gestión del aprendizaje y cómo elegir una plataforma de aprendizaje, lee nuestra guía sobre cómo seleccionar un LMS.

Tus propias necesidades únicas determinarán qué plataforma será mejor para tu empresa, pero a continuación te presentamos algunos LMS populares que quizás te interesen:

Moodle: LMS de código abierto gratuito y muy flexible. Moodle ofrece flexibilidad pero configurarlo y mantenerlo es complicado, así que probablemente necesitarás la ayuda de un especialista para implementarlo y gestionarlo.

iSpring Learn: Un LMS fácil de usar que te permite gestionar la formación de los empleados sin tener que dedicar tiempo a aprender a usarlo. Implementar tu formación, subir cursos, configurar rutas de aprendizaje y generar informes será muy fácil con este LMS. Además, iSpring Learn tiene una herramienta de creación de cursos incorporada para crear cursos en línea.

Para empezar a usar iSpring Learn, solo tienes que registrarte para la versión de prueba gratuita.

Plataformas para alojar cursos

Estas plataformas ofrecen cursos en línea de muchos proveedores diferentes. Sirven como escaparate y permiten que individuos y empresas exhiban y vendan sus productos.

Generalmente, estas plataformas te permiten crear tus cursos a partir de diferentes elementos de contenido o subir cursos ya hechos. También se encargan del registro de los alumnos, del marketing y del comercio electrónico, por lo que tú no tendrás que preocuparte de esto.

Plataformas de microaprendizaje

Las plataformas de microaprendizaje han sido diseñadas para objetivos de formación más limitados y te permiten entregar contenido corto que los alumnos pueden asimilar fácilmente. Las plataformas de microaprendizaje normalmente incluyen una herramienta de creación de cursos rápida y fácil de usar integrada en el software, que te permite crear contenido corto usando texto, imágenes, video y otros recursos ya existentes.

El microaprendizaje es una herramienta de formación corporativa que se está volviendo cada vez más popular gracias a su bajo coste y a la capacidad de aprovechar la tecnología existente, como la mensajería en línea.

Estas son algunas de las plataformas de microaprendizaje más populares:

Learner Mobile: Una plataforma versátil que te permite crear contenido bonito y corto en un instante. Ofrece plantillas listas para usar para crear cursos de aprendizaje electrónico sencillos con videos, imágenes y cuestionarios.

EduMe: Otra plataforma con una herramienta de creación de cursos integrada para crear cursos de microaprendizaje diseñados para móviles que funcionan en todos los dispositivos. También puedes usar las plantillas para crear cursos con texto, imágenes, videos, enlaces y cuestionarios.

2. Herramientas para conferencias web

Las conferencias web, en general, y los webinarios o las aulas virtuales en particular, son herramientas de formación modernas muy útiles que te permiten formar al personal de manera remota. Muchas veces no existe una distinción clara entre estas plataformas, ya que comparten funcionalidades muy similares y, a menudo, la misma tecnología central. Vamos a compararlas y ver qué herramienta es posible que quieras usar en una situación de formación particular.

Herramientas para videoconferencias

Las videoconferencias no necesitan presentación. Es muy probable que ya hagas videoconferencias en el trabajo, y es posible que las hayas incluido en algunos de tus programas de formación.

Un software para videoconferencias estándar suele ser suficiente para llevar a cabo sesiones de formación individuales o en grupos pequeños, hacer demostraciones en vivo y explicar cómo usar distintos software en tiempo real. En la actualidad, las plataformas más populares tienen funciones que te permiten compartir tu pantalla, anotar en la pantalla, «levantar la mano» para hacer preguntas e incluso tienen funciones de pizarra.

Las videoconferencias pueden ser particularmente útiles cuando tus cursos de formación en línea requieren la intervención en vivo de un experto en la materia. Las plataformas te permitirán transmitir en vivo al experto en la materia y los alumnos podrán interactuar a través del chat o la función de voz. Casi todas estas herramientas tienen una función para compartir pantalla y para grabar.

Algunos programas para videoconferencias recomendados son GoToMeeting de WebEx, Zoom y JoinMe.

La mayoría de las plataformas son perfectamente compatibles con un LMS. Por ejemplo, iSpring Learn LMS está integrado con Zoom.

Esto significa que puedes organizar reuniones web y ofrecer sesiones de formación directamente desde tu portal de aprendizaje. iSpring Learn notifica automáticamente a los alumnos sobre los eventos online y recopila estadísticas sobre las visitas y la actividad de los espectadores.

Plataformas para webinarios

Los webinarios son más adecuados para formar a grupos grandes de estudiantes. Un webinario es un tipo de conferencia web (una lección, presentación, taller o seminario) que suele ser unidireccional (el presentador habla para una audiencia remota y la interacción es limitada). Los elementos interactivos restrictivos que ayudan a los alumnos a recibir y hablar sobre temas en tiempo real suelen incluir una pantalla compartida, un chat en vivo y encuestas.

Las herramientas más populares para organizar webinarios son GoToWebinar y WebEx.

Aulas virtuales

Generalmente, las funciones que ofrecen las aulas virtuales hacen que sea más fácil que el alumno participe, como por ejemplo las evaluaciones y encuestas que puede hacer el instructor, pizarras interactivas, vistas de pantalla en pantalla, funciones para compartir contenido multimedia y las actividades durante la sesión. También te permiten recopilar estadísticas sobre la asistencia de los alumnos, la participación, la actividad de la sesión y más.

Los programas para aulas virtuales que podrían interesarte son GoToTraining y Zoho Showtime de WebEx.

3. Repositorios de conocimientos

Un repositorio de conocimientos o una base de conocimientos es un sitio para el almacenamiento dinámico de la información. Permite que las personas se conecten, colaboren y contribuyan. Este tipo de software es un complemento muy útil para tu kit de herramientas de formación de empleados, ya que permite a los empleados acceder a la información que necesitan para hacer su trabajo en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Los repositorios de conocimiento vienen incluidos muchas veces en otras plataformas de software como un módulo discreto, por ejemplo, en un sistema de gestión del aprendizaje (LMS), en un sistema de gestión de clientes (CMS) y en paquetes de software para el servicio al cliente (CS). Sin embargo, también existen muchas opciones independientes que puedes integrar en la estructura que ya tienes.

Las bases de conocimientos muchas veces te permiten configurar una estructura de conocimiento con varios niveles. Por ejemplo, Categoría > Sección > Tema, y estas estructuras se pueden personalizar para adaptarse a tu empresa.

Algunos sistemas de gestión de clientes populares que incluyen módulos de base de conocimientos son Zendesk y Freshdesk. Una opción independiente compatible con casi cualquier plataforma y que tiene opciones de personalización ilimitadas es Knowledge Owl.

4. Herramientas de creación de contenido

Existen muchos tipos diferentes de herramientas de creación de contenido y, muchas veces, cada una es útil para crear materiales de aprendizaje específicos: cursos electrónicos, videos de formación, imágenes, esquemas e infografías, y más. Así que debes elegir tus herramientas según las necesidades del programa de formación que quieras crear.

Estas son algunas soluciones que pueden ser útiles para crear diversos tipos de contenido.

Herramientas de creación de cursos

Las herramientas de creación de cursos han sido diseñadas para crear tipos específicos de contenido y, actualmente, esto muchas veces significa e-learning interactivo. Las herramientas de creación de cursos te permitirán crear cursos de e-learning a partir de contenido existente de manera fácil y rápida.

Una de esas herramientas es iSpring Suite: esta herramienta te permite crear cursos en línea con cuestionarios, simulaciones de diálogo y otros elementos realmente interactivos. Aunque tiene muchas opciones de creación, es también muy fácil de usar si quieres crear cursos de manera rápida.

A continuación puedes ver un ejemplo de curso de e-learning creado con iSpring Suite:

Puedes descargar una versión de prueba gratuita de 14 días completamente funcional de iSpring Suite.

Si lo tuyo es el microaprendizaje, es probable que la herramienta de creación iSpring Page sea la opción perfecta para ti. Ha sido diseñada específicamente para crear microcursos adaptativos que se ven bien y funcionan bien en cualquier dispositivo. Es una herramienta extremadamente fácil de usar que hace que el proceso de creación del curso sea tan simple como publicar contenido en las redes sociales.

A continuación puedes ver un ejemplo de un microcurso que puedes crear con iSpring Page en cuestión de minutos:

Gráficos y diseño

Hacer capturas de pantalla y capturar secuencias de interacciones en la pantalla es útil a la hora de crear contenido de formación sobre sistemas, guías para herramientas o recursos en línea, o incluso para la incorporación de nuevos empleados. Estas son algunas herramientas útiles:

Canva: Te permite crear gráficos e infografías personalizados para el desarrollo de e-learning personalizado, y también puedes usar una de las muchas plantillas que ofrece.

Hypersnap: Una herramienta muy útil para capturar y manipular imágenes estáticas desde tu pantalla.

Photoshop: No podríamos hacer una lista de herramientas para editar gráficos y no mencionar Photoshop. Una herramienta increíblemente útil que tiene una curva de aprendizaje empinada.

Placeit: Una plataforma basada en la web que te permite añadir rápidamente tus propias imágenes sobre fondos y crear maquetas.

Video y audio

El video es el formato más popular actualmente, y es probable que ya lo estés usando de alguna manera en tus programas de formación.

Algunos kits de herramientas de creación de cursos tienen todas las opciones necesarias para crear videos de formación. Por ejemplo, iSpring Suite tiene un estudio de video incorporado que te permite grabar tu pantalla y grabar video con tu cámara web. Por lo tanto, podrás ofrecerles rápidamente formación a los empleados que trabajen con sistemas de software o proporcionar tutoriales en video sobre otros temas.

Estas son algunas otras herramientas que te ayudarán a crear, editar y alojar tus videos de formación:

Wistia: Una herramienta para alojar videos de forma segura y streaming de alta velocidad. Wistia suele ser usada por empresas que han invertido mucho en crear un contenido de formación excelente y no quieren ser estafados.

Audacity: Si quieres ser un poco más creativo con tu narración de video o e-learning, este editor de audio gratuito y de código abierto es una buena opción. Normaliza, limpia, corta, pega y exporta. Es también una herramienta muy útil para crear audio para podcasts, webinarios y otros contenidos de formación.

YouTube y Vimeo: herramientas sencillas para compartir y alojar vídeos de formación. Todo lo que tienes que hacer es registrarte para obtener una cuenta gratuita.

Creación de documentos

Para la mayoría de los programas de formación seguirás teniendo que crear documentos de texto bien diseñados.

Microsoft Office: Word, Powerpoint y Excel en línea, y varias otras aplicaciones adicionales, te permiten crear fácilmente documentos para ofrecer formación tradicional, y también podrás colaborar y compartirlos con los empleados.

G-Suite: Las hojas, los documentos y las diapositivas de Google te permiten crear notas, preguntas frecuentes, presentaciones, hojas de trabajo y plantillas con el beneficio adicional de que todo el contenido es en línea y puedes compartirlo.

5. Herramientas de comunicación

La comunicación es esencial en todas las etapas del proceso de formación. Por ejemplo, los equipos de diseño instruccional, los directores de proyectos y las pymes necesitan una comunicación clara para producir contenido de alta calidad. Los instructores necesitan comunicarse con los alumnos para responder a sus preguntas y ofrecer orientación y ayuda. Y, por supuesto, los alumnos deben hablar entre ellos para colaborar y compartir sus conocimientos.

Todo esto se puede lograr usando muchas herramientas diferentes, desde las tradicionales hasta las más novedosas. Estas son algunas opciones interesantes:

Correo electrónico: ¿Anticuado? Sí, pero sigue siendo un método de comunicación eficaz.

Redes sociales: Desde los grupos de Facebook y las páginas de LinkedIn hasta herramientas como Facebook Workplace, los empleados ya pasan gran parte de su tiempo en las redes sociales. Por lo tanto, tiene sentido aprovechar esto y usar las redes sociales para comunicarse con los alumnos de manera puntual y natural.

Skype: Puede que Skype sea el abuelo de las plataformas VOIP, pero millones de usuarios siguen usándolo todos los días para comunicarse, hacer videollamadas, enviar mensajes, compartir su pantalla y compartir documentos y archivos. Casi todo el mundo tiene una cuenta de Skype, por lo que es una forma excelente de mantenerse en contacto y gestionar a los miembros remotos de un equipo al que quieres ofrecer formación si no quieres invertir en una plataforma de comunicación independiente como Basecamp.

Slack: Slack es básicamente una sala de chat para toda tu empresa. Ha sido diseñado para reemplazar el correo electrónico como tu método principal de comunicación y para compartir contenido. Te permite crear canales y organizar la comunicación por grupos y chats privados.

6. Herramientas de gestión de proyectos

Gestionar y entregar tus proyectos de formación a tiempo y respetando tu presupuesto no es fácil. Una herramienta de gestión de proyectos puede ser muy útil para esto.

Trello: Trello es la plataforma en línea basada en ‘Kanban’ más popular, y te permite crear tableros, añadir tarjetas, colaborar, adjuntar contenido, añadir tareas y subtareas y automatizar cosas con integraciones de terceros.

Conclusión

Existen muchísimas herramientas de formación para empleados disponibles, y sería imposible enumerarlas todas. Sin embargo, en este artículo te hemos recomendado algunas soluciones dentro de cada categoría que seguramente te resultarán muy útiles.

¿Qué herramientas de formación de personal usas en tu empresa? ¿Hay alguna sin la que simplemente no puedas vivir? Nos encantaría que nos lo contaras en los comentarios.