Cómo hacer un manual de capacitación que a tus empleados les guste

Si quieres aprender cómo hacer un manual de capacitación que a tus empleados realmente les guste, ¡sigue leyendo!

¿Qué imágenes te vienen a la mente cuando escuchas las palabras “manual de capacitación”? Lo más probable es que te imagines un pequeño libro impreso o un folleto. Por supuesto, este formato aún existe, pero estos manuales suelen tener mucho texto y leerlos es bastante aburrido y lleva mucho tiempo.

Afortunadamente, ahora tenemos muchas más opciones. El diseño de un manual de capacitación ha cambiado mucho y este puede ser breve pero efectivo. Por ejemplo, en vez de obligar a tu personal a leer un folleto sobre seguridad contra incendios aburrido, puedes crear un manual interactivo online que a tus empleados les será mucho más fácil usar.

En este artículo te contamos todo lo que debes tener en cuenta a la hora de crear tu manual y te explicamos los pasos para hacer un manual de capacitación que a tus empleados les encantará.

¿Qué es un manual de capacitación?

Un manual de capacitación es básicamente un conjunto de instrucciones. Pero ¿para qué sirve un manual de capacitación? El objetivo de un manual de capacitación es proporcionar al empleado todas las herramientas y la información que necesita para hacer bien su trabajo.

Hay dos tipos de manuales de capacitación:

Manual del empleado

Estos son manuales que los nuevos empleados reciben cuando se incorporan a una empresa. Las distintas partes de una manual de capacitación incluyen normas e información general sobre la empresa: su misión, valores y cultura.

El objetivo principal de este tipo de manual es establecer expectativas claras para los empleados y también informarles sobre sus obligaciones y derechos. Otra finalidad importante es presentar la cultura de la empresa.

Por ejemplo, el manual de Disqus se divide en dos partes: la primera mitad es un documento oficial legal y la segunda es un culture book.

Guías para aprender a su proprio ritmo

Estos manuales de capacitación incluyen información específica para cada puesto de trabajo. Permiten a los empleados llevar a cabo sus funciones correctamente y pueden consultarlos cuando no saben algo.

También pueden ser manuales relacionados con tareas o proyectos, como una guía sobre cómo usar Google Analytics.

¿Por qué son importantes los manuales de capacitación?

Los manuales de formación son recursos valiosos para tu empresa que nunca quedarán obsoletos. Estas son todas las ventajas que ofrecen:

• Incorporación más rápida de nuevos empleados. El nuevo personal tendrá todas las instrucciones que necesita para integrarse rápidamente en la empresa.
• Mayor productividad. Los manuales de capacitación ayudan a los empleados a crecer y a ser más productivos.
• Alta retención de empleados. Cuando los empleados se enfrentan a problemas en el trabajo, a veces les da vergüenza pedir ayuda y se sienten frustrados. Al tener toda la información que necesitan, los empleados podrán resolver ellos mismos cualquier problema.
• Menor carga de trabajo. Si los empleados tienen todo lo que necesitan, los mánagers y directores de recursos humanos ya no tendrán que responder a las mismas preguntas una y otra vez.
• Menos errores caros. Los errores pueden costarle una fortuna a una empresa. Puedes minimizar este riesgo al incluir todos los procedimientos en un manual de capacitación.

Una guía paso a paso para crear un manual de capacitación

Crear un manual no es tan complicado como parece, pero hay varias cosas que debes tener en cuenta. Vamos a ver cómo realizar un manual de capacitación paso a paso.

Paso 1. Determina lo que vas a incluir en tu manual

El primer paso es analizar qué tipo de formación necesitas. También debes determinar qué tipo de manual será más adecuado en cada caso. Por ejemplo:

Paso 2. Elige el formato del manual

Ahora que sabes qué tipos de manuales necesitas crear, es hora de elegir el formato. Aquí tienes algunas opciones:

• Guías o folletos impresos
• Manuales en PDF o Word
• Artículos
• Cursos online
• Tutoriales en vídeo
• Módulos interactivos breves

Al elegir un formato, debes tener en cuenta qué es lo que quieres enseñarles a tus empleados. Por ejemplo, si quieres enseñarles a usar un software, será mejor que optes por una grabación de pantalla. Si quieres explicarles las reglas de la empresa, puedes crear un manual en PDF, como el de Disqus, o crear un curso online.

Paso 3. Crea el contenido

Los manuales impresos son bastante fáciles de crear, pero tienen una gran desventaja: leerlos es aburrido y es más difícil retener los conocimientos.

Por otro lado, para crear módulos, cursos y vídeos interactivos, es posible que tengas que contratar a un experto. También puedes usar un software específico para crear este tipo de contenido. Solo tendrás que comprarlo una vez y podrás crear manuales que usarás para capacitar a cientos de empleados.

Si te gustaría crear todo el contenido que necesitas con una sola herramienta y no gastar mucho dinero en programas caros, elige un producto todo en uno, como iSpring Suite Max. iSpring Suite Max es una herramienta avanzada que te permitirá crear manuales y otros materiales de aprendizaje, como cursos online, cuestionarios, vídeos, simulaciones de conversación e interacciones. Se instala directamente en PowerPoint, por lo que si sabes usar PowerPoint, también sabrás usar iSpring Suite Max.

Veamos ejemplos de manuales que puedes crear con iSpring.

Cursos online

Estos cursos incluyen diapositivas con texto, imágenes y botones «Siguiente». Puedes crearlos desde cero de la misma manera que creas diapositivas de PPT o, si ya tienes una presentación de PowerPoint con instrucciones, puedes convertirla en un curso online con solo unos clics. iSpring mantiene intactas todas las animaciones y los efectos de PowerPoint.

Aquí tienes una diapositiva de un manual de ciberseguridad creado con iSpring Suite Max:

Para asegurarte de que tus empleados han entendido toda la información del manual, puedes añadir un cuestionario. Con iSpring Suite Max puedes crear evaluaciones con catorce tipos de preguntas, incluyendo preguntas de opción múltiple, rellenar los espacios en blanco, arrastrar y soltar, emparejar y secuencia.

Tutoriales en vídeo

Algunas cosas, como reparar una computadora portátil o una impresora, pueden ser difíciles de explicar usando solo texto e imágenes. En estos casos es mejor usar vídeos con explicaciones claras y subtítulos. De esta manera, incluso los nuevos empleados podrán hacer su trabajo sin problemas.

Puedes grabar vídeos de este tipo con tu cámara, pero para que se vea profesional y para añadir imágenes y subtítulos, necesitarás un software para editar vídeos. Con iSpring Suite Max puedes grabar un vídeo con tu cámara web y editarlo sin tener que usar ningún programa adicional.

Si quieres enseñarles a los empleados a usar correctamente una herramienta digital, como un CRM o un servicio de correo electrónico, la mejor solución es una grabación de pantalla.

Con iSpring puedes capturar solo tu pantalla o tu pantalla y tu cámara web o audio. Incluso puedes resaltar el cursor y añadir sonidos para cada clic. Puedes resaltar cada paso para que los empleados puedan copiar fácilmente tus acciones:

Módulos interactivos cortos

Si quieres crear una guía rápida sobre cómo hacer un análisis FODA o si quieres crear un tour virtual de la oficina, por ejemplo, puedes utilizar interacciones. iSpring Suite Max incluye catorce tipos de interacciones. Solo necesitas elegir una plantilla adecuada y añadir texto e imágenes.

Aquí tienes una diapositiva de un manual corto con un tour de una oficina:

Paso 4. Compartir el manual con tus empleados y hacer un seguimiento de su progreso

Ya tienes listo tu manual. Tal vez hayas creado un recurso interactivo o tal vez no tuviste suficiente tiempo o dinero para crear algo interactivo y decidiste crear un PDF. Sea cual sea el formato de tu manual, debes elegir una manera de compartirlo con todo el personal.

La mejor opción es usar un sistema de gestión de aprendizaje (LMS). Estos sistemas te permiten guardar todos los manuales y otros materiales de aprendizaje en un solo lugar, así como asignar el contenido a tus empleados y hacer un seguimiento de su progreso.

Si aún no tienes un LMS, elige una plataforma intuitiva como iSpring Learn para empezar a ofrecer formación online de forma rápida y fácil.

iSpring Learn te permite:

• Crear una base de conocimientos única para almacenar todos los manuales de formación y otro contenido educativo
• Ofrecer a los empleados rutas de aprendizaje personalizadas
• Automatizar la gestión de la formación (enviar invitaciones y recordatorios automáticos, gestionar las fechas límite, etc.)
• Crear informes detallados para evaluar el progreso de los empleados
• Ofrecer formación en cualquier lugar con la app móvil de iSpring Learn
• Personalizar el sistema con tu marca para que los usuarios tengan una experiencia perfecta
• Implicar a los empleados en el proceso de aprendizaje usando gamificación (medallas, tablas de clasificación, etc.)

Paso 5. Obtener feedback y actualizar el contenido

Una vez que tus empleados hayan estudiado el manual de capacitación, es hora de obtener feedback. Esto te permitirá descubrir cómo de útil es el manual y cómo puedes mejorarlo.

Hazles preguntas a tus alumnos sobre su experiencia de aprendizaje. Por ejemplo, puedes enviarles por correo electrónico una encuesta creada con Google Forms o iSpring Suite Max. Lo mejor de usar iSpring es que puedes crear preguntas de escala Likert.

Una vez que hayas obtenido feedback, puedes editar tu manual y mejorarlo. Asegúrate de guardar todos los ficheros originales de tus manuales para poder actualizarlos fácilmente.

5 elementos que debe incluir una plantilla de un manual de capacitación

Si tienes una empresa grande con cientos o incluso miles de empleados, es posible que necesites muchos manuales de formación para diferentes puestos.

Por supuesto, crear cada manual desde cero lleva mucho tiempo. La mejor manera de agilizar el proceso de elaboración de un manual de capacitación es crear plantillas. Crea todos los elementos básicos y después simplemente añade el contenido.

Si vas a crear cursos online, hacer plantillas es muy fácil. Algunas herramientas para crear cursos vienen con plantillas listas para usar, por lo que puedes usarlas tal como están o modificarlas un poco para que reflejen la identidad de tu marca.

Por ejemplo, iSpring Suite Max incluye más de 450 plantillas. Vamos a verlas y vamos a ver también los elementos de un manual de capacitación:

1. Pantalla de bienvenida

En la pantalla de bienvenida puedes añadir el título y la descripción de tu manual. Esta pantalla es la introducción de un manual de capacitación y aquí debes presentar de manera clara el tema del manual y explicarles a los usuarios qué aprenderán.

2. Objetivos

Aquí puedes describir los conocimientos y habilidades que adquirirán tus empleados después de completar la capacitación. Al explicar claramente los objetivos, los usuarios sabrán qué esperar y se sentirán más preparados para estudiar.

3. Menú principal

Esta diapositiva contiene la tabla de contenidos. Permite a los usuarios ver los diferentes módulos del manual.

4. Contenido del manual

El contenido es la parte principal de tu manual de capacitación. Puedes utilizar distintos diseños para diferentes tipos de contenido. Aquí tienes algunos ejemplos:

5. Conclusión

En esta diapositiva aparecerán los resultados del alumno. Aquí puedes felicitar al empleado por haber completado con éxito el curso o pedirle que vaya al siguiente paso del programa de capacitación.

Ejemplos de manuales de capacitación

1. Manual de capacitación para el servicio al cliente

Este manual enseña a los empleados cómo brindar un servicio al cliente excepcional, desde la comunicación efectiva hasta la resolución de problemas. Incluye ejemplos prácticos, guiones y consejos para crear una experiencia memorable para los clientes.

2. Manual de capacitación para software

Este manual enseña a los usuarios cómo utilizar un software específico, desde las funciones básicas hasta las más avanzadas. Incluye capturas de pantalla, instrucciones paso a paso y ejercicios prácticos para facilitar el aprendizaje.

3. Manual de capacitación para seguridad en el trabajo

Este manual enseña a los empleados los procedimientos de seguridad para prevenir accidentes y lesiones en el lugar de trabajo. Cubre temas como el uso de equipos de protección personal, el manejo de materiales peligrosos y la respuesta a emergencias.

4. Manual de capacitación para ventas

Este manual enseña a los vendedores cómo prospectar clientes, presentar productos o servicios y cerrar ventas. Incluye técnicas de persuasión, manejo de objeciones y estrategias de negociación.

5. Manual de capacitación para primeros auxilios

Este manual enseña a los empleados cómo responder ante una emergencia médica, como RCP, control de sangrado y manejo de shock. Incluye ilustraciones y diagramas para facilitar la comprensión de las técnicas.

Preguntas frecuentes

Hemos preparado una lista de preguntas frecuentes sobre los manuales de capacitación e iremos añadiendo a esta lista cualquier pregunta nueva que nos hagas en la sección de comentarios.

¿Las guías y los manuales son los mismo?

Las guías y los manuales son básicamente lo mismo. Sin embargo, hay una pequeña diferencia: los manuales se centran más en reglas, normas y políticas, mientras que las guías incluyen pautas e instrucciones.

¿Para qué sirve un manual de usuario?

Un manual de usuario incluye instrucciones claras sobre cómo usar un producto. Estos manuales deben estar escritos en un lenguaje sencillo y deben incluir todas las características o funciones clave del producto.

¿Cómo hacer que un manual de capacitación sea interactivo?

Con una herramienta como iSpring Suite Max, puedes transformar instrucciones aburridas en contenido interactivo y atractivo. Por ejemplo, puedes:

• Crear rutas. Crea distintas rutas para que los empleados elijan su propia ruta cuando estudien el manual y ofréceles una experiencia de aprendizaje personalizada.
• Añadir cuestionarios. Añade cuestionarios interactivos con preguntas de arrastrar y soltar y zona sensible.
• Añadir interacciones. Incluye módulos interactivos cortos en tu manual de capacitación.

¿En qué formato entregar el manual?

Depende del contenido y del público.

• Impreso: ideal para manuales extensos o de consulta frecuente.
• Digital: permite actualizar y acceder desde cualquier dispositivo.
• Video: ofrece una experiencia de aprendizaje atractiva e interactiva.

¿Quién debe escribirlo?

• Experto en la materia: aporta conocimiento técnico.
• Especialista en redacción: asegura claridad y organización.
• Equipo de trabajo: combina experiencia de diferentes áreas.

¿Cómo medir la eficacia?

• Satisfacción de usuarios: evaluar si el manual es fácil de entender y usar.
• Retención del conocimiento: medir cuánto conocimiento han adquirido los empleados.
• Impacto en el desempeño: evaluar si el manual ha contribuido a mejorar el desempeño laboral.

Conclusión

Los ingresos por empleado de las empresas que invierten en formación son un 218% más altos que los de las empresas que no tienen programas de capacitación. Esto no es sorprendente, ya que obtienen un retorno de dicha inversión a través de una mayor productividad y eficiencia de los empleados.

Si quieres crear manuales efectivos que no sean un simple texto aburrido, necesitas las herramientas adecuadas. Ahora que ya sabes cómo hacer un manual de capacitación, ¡descarga la versión de prueba gratuita de iSpring Suite Max y empieza hoy mismo!