Inducción de personal remoto: cómo hacerlo correctamente

A medida que el trabajo remoto se vuelve cada vez más esencial debido a la pandemia global, los empleadores deben modernizar los procesos y las herramientas usadas para entrevistar y contratar empleados de forma remota. También existe una demanda de nuevas estrategias de productividad, software, aplicaciones y sistemas que ayudan a los equipos a trabajar desde casa de manera eficaz. Sin embargo, al centrarse en esos dos objetivos, los empleadores pueden olvidarse de un paso esencial: la inducción de personal remoto.

Los primeros días en un nuevo puesto de trabajo juegan un papel importante en cómo se sienten los nuevos empleados con respecto a una empresa y, en última instancia, en el tiempo que estarán dispuestos a permanecer en esta. La manera en la que incorporas a los nuevos empleados puede marcar una gran diferencia en el resultado final.

En este artículo, vamos a ver las mejores prácticas para la inducción de personal remoto.

¿Qué es la inducción de personal remoto?

La “inducción de personal” es una serie de pasos y actividades que ofrecen a los nuevos empleados la oportunidad de conocer a su equipo y aprender sobre la cultura organizacional, las actitudes, los métodos, los rituales y las herramientas de su nuevo lugar de trabajo.

Desde el punto de vista del empleado, un programa de inducción es una oportunidad para acostumbrarse a su nuevo entorno. Para el empleador, este es el momento de compartir todo lo que ayudará a los nuevos miembros del equipo a tener éxito a medida que aprenden más sobre su función en la empresa.

También podemos distinguir entre inducción formal e inducción informal. La inducción formal normalmente implica una serie de reuniones, talleres, sesiones de capacitación, videoconferencias y ejercicios. La incorporación informal suele ser más ad hoc y puede incluir observar a otros miembros del equipo, conocer diversas partes interesadas, entender el enfoque de la empresa a través de la observación y capacitación improvisada con el gerente del nuevo empleado. En la práctica, muchas empresas mezclan y combinan estos enfoques para conseguir algo que se adapte a su negocio y a sus empleados.

El proceso de inducción de personal remoto es el mismo, pero se lleva a cabo de forma remota y está diseñado para los miembros del equipo que trabajarán principalmente de forma remota, por lo que existen algunas diferencias significativas en el enfoque usado para optimizar la experiencia.

Los beneficios de la inducción de personal remoto para los nuevos empleados

La inducción prepara a los nuevos empleados para que se conviertan en «parte del equipo». Si se hace correctamente, también puede mejorar la productividad de los nuevos empleados al fomentar la motivación y la satisfacción laboral desde el primer día.

Cuando se trata de incorporar a los empleados remotos en particular, un programa de éxito ofrecerá los siguientes beneficios:

• Entender el estilo de gestión de la empresa
• Conocer sus responsabilidades laborales y ser productivos antes
• Conocer los canales disponibles para feedback, preguntas y cualquier otra inquietud relacionada con el trabajo
• Entender lo que se espera de ellos en términos de horario de trabajo, comunicación y logística diaria de teletrabajo
• Alinearse con la cultura corporativa de la empresa

Desafíos de la inducción de personal remoto

Crear una buena experiencia para los nuevos empleados no es fácil. Al igual que los demás procesos relacionados con los equipos remotos, la inducción requiere más documentación para garantizar que se lleva a cabo de manera efectiva en comparación con los programas presenciales tradicionales. Esto se debe al hecho de que habrá menos oportunidades de ajustar y modificar el programa «sobre la marcha», por lo que una excelente planificación es imprescindible.

Otro objetivo desafiante es entablar una conexión emocional con un nuevo equipo que está geográficamente disperso. Dado que es fácil que un nuevo empleado se sienta aislado, crear una estructura que fomente los puntos de contacto informales también debe ser una prioridad.

En la siguiente tabla analizamos algunos de los desafíos más comunes tanto desde la perspectiva de la empresa como desde la perspectiva de los empleados.

La inducción es considerada a menudo como otro paso más en el proceso de contratación. Pero cuando se trata de la ​inducción de personal remoto específicamente, tiene todavía más sentido darle a este proceso la importancia que se merece.

¿Cuánto tiempo debe durar la inducción de personal remoto?

Un período de inducción tradicional puede durar desde una semana hasta más de tres meses, dependiendo de lo complejo que sea el puesto del nuevo empleado, los procesos organizacionales y otros factores diversos. Algunas organizaciones optan por usar un marco que ayuda a un nuevo empleado a recibir capacitación completa en dos semanas. Otros estudios sugieren que extender el proceso de inducción por un periodo de hasta un año podría ayudar a mejorar la retención de los empleados y ayudar a los nuevos empleados a sentirse parte del equipo.

En última instancia, tus objetivos son los que deben definir la duración de tu programa. Sin embargo, es justo decir que los programas de inducción de personal remoto tienden a durar un poco más que los programas tradicionales para poder ofrecer contenido comparable.

A continuación, vamos a ver cómo incorporar empleados remotos.

Cómo llevar a cabo la inducción de personal remoto en línea

Al no existir un entorno de trabajo físico, tendrás que depender de las videoconferencias y las reuniones de equipo en línea para que el nuevo miembro del equipo se sienta bienvenido. Debes enumerar cada paso del proceso y asegurarte de que los nuevos empleados no se sienten confundidos debido a la enorme cantidad de información nueva que se les presentará. También debes ayudarlos a identificar los mejores canales para hacer preguntas y encontrar lo que necesitan, y esto es especialmente cierto si trabajan en una zona horaria distinta.

Hay muchas prácticas comunes que pueden aplicarse directamente a los empleados remotos, pero cuando trabajamos con personal remoto algunas se vuelven más importantes que otras.

1. Establecer objetivos de incorporación claros

Tu objetivo al incorporar nuevos empleados debe ser darles una cálida bienvenida y prepararlos para que tengan éxito. Al incorporar personal remoto, la principal diferencia es que es posible que tengas que crear una lista más detallada de lo que quieres lograr y cómo conseguirás lograrlo, para no omitir nada.

Debes tener en cuenta que al no estar en el mismo espacio físico, o incluso en la misma zona horaria, los nuevos empleados pueden sentirse incómodos al hacer preguntas por correo electrónico o mensajería instantánea.

Intenta ser proactivo y ofréceles un plan con antelación, para que las expectativas sean claras.

Considera la posibilidad de crear una lista de verificación de inducción de personal remoto en la que dividas las tareas y los objetivos de los nuevos empleados por día o por semana. Por ejemplo:

Un ejemplo de una lista de verificación de inducción

Debes anotar las actividades y las tareas para tenerlo todo preparado antes del primer día de trabajo del nuevo empleado.

2. Elaborar un plan claro

Elaborar un plan y programar todas las reuniones con agendas, enlaces de vídeos, etc. reducirá el estrés y la ansiedad que pueden tener los nuevos empleados y asegurará que conocerán a todas las personas, los procesos y los proyectos que formarán parte de su trabajo.

Muchas veces, los planes de inducción existentes creados para los trabajadores locales pueden ser modificados para ser más adecuados para los empleados remotos. Fijar un cronograma claro para la finalización con éxito de cada objetivo del plan de inducción ayudará a que los empleados remotos tengan estructura y mantengan la productividad en sus primeras semanas.

3. Hacer presentaciones virtuales

Un sentimiento de aislamiento puede hacer que un empleado remoto deje de sentirse parte del equipo y, lo que es peor, puede afectar su productividad. A menos que tengan acceso a oficinas físicas donde pueden pasar sus primeros días, los descansos para comer y socializar con el equipo no son posibles, lo cual es una verdadera lástima cuando se trata de fortalecer el espíritu de equipo (team-building).

Por lo tanto, para incorporar a los empleados remotos y hacer que se sientan bienvenidos desde el primer día, es una buena idea programar videollamadas cortas con todo el equipo y después individualmente con los compañeros de trabajo con los que más interactúan. Estas presentaciones son una manera clave de comunicar la estructura del equipo, crear objetivos compartidos e incrementar el entusiasmo general.

4. Enviar un correo electrónico o mensaje de presentación

Una vez que los empleados remotos hayan conocido a su nuevo equipo, asegúrate de que también conozcan al resto de la empresa. Para lograr esto, puedes simplemente enviar un correo electrónico con el asunto «nuevo miembro del personal» a toda la empresa o enviar un mensaje de bienvenida a través de la aplicación de trabajo remoto que tu empresa use principalmente, como Skype o Slack.

Un ejemplo de presentación de un empleado

5. Proporcionar una estructura organizativa

Al incorporar empleados remotos, debes tener en cuenta que pueden sentirse abrumados con toda la nueva información y los nombres que van a escuchar, sobre todo porque aún no pueden poner cara a esos nombres. Es una buena idea proporcionar recursos útiles que pueden volver a visitar para refrescar su memoria sobre quién es quién.

Por ejemplo, puedes ofrecerles a los nuevos empleados remotos un documento en el que se establece la estructura de la empresa y las líneas jerárquicas y que incluya también información de contacto y enlaces. Puedes enviar este documento en formato PDF u otro formato simple que ya uses en tu empresa.

Un ejemplo de estructura organizativa

También puedes plantearte la posibilidad de ofrecer esto en un formato de e-learning interactivo, como con el conjunto de herramientas de creación de cursos de iSpring Suite Max. iSpring te proporciona plantillas interactivas listas para usar, por lo que para crear un curso, solo tendrás que completar las plantillas con tu texto e imágenes.

Échale un vistazo a este ejemplo de diagrama interactivo de jerarquía organizacional que se puede crear con iSpring en tan solo unos minutos.

Independientemente de los tipos de recursos que elijas usar, asegúrate de actualizarlos de manera regular.

6. Configurar canales de comunicación remota

Lograr una comunicación adecuada puede ser difícil, incluso cuando los empleados trabajan juntos en el mismo lugar. Por lo tanto, no es sorprendente que el personal remoto tenga dificultades con la sobrecarga de información cuando usan múltiples canales de comunicación.

Puedes usar varias plataformas, incluyendo herramientas de comunicación sincrónicas y asincrónicas, pero al incorporar personal remoto, asegúrate de que estos saben cómo y cuándo usar cada herramienta y cuándo es adecuado hacerlo.

Si tus nuevos empleados remotos no son expertos en tecnología o no están familiarizados con las herramientas específicas que estás usando, es una buena idea ofrecerles algunas sesiones de capacitación en línea durante los primeros días, porque dominar los canales de comunicación de la empresa es muy importante.

7. Especificar las normas de etiqueta en la comunicación

También es importante explicar las normas de etiqueta en la comunicación de tu empresa, como por ejemplo el mejor canal para hacer preguntas o cuándo es mejor enviar un correo electrónico en vez de un mensaje instantáneo.

Para evitar hábitos de comunicación ineficaces, durante la inducción de personal remoto, debes establecer expectativas y estándares claros y directos para la comunicación a través de:

• Correo electrónico
• Mensajería instantánea (por ej., Slack)
• Videollamadas de grupo (por ej., Zoom)
• Videollamadas individuales (por ej., Skype)
• Llamadas a teléfonos móviles privados
• Herramientas de gestión de proyectos (por ej., Trello y Jira)

8. Proporcionar acceso seguro a aplicaciones y herramientas esenciales para la empresa

Conseguir trabajar de forma remota con éxito muchas veces depende simplemente de la facilidad con la que se pueden proporcionar, compartir y acceder a las credenciales de inicio de sesión para herramientas esenciales para la empresa. Es probable que los nuevos empleados necesiten acceso a muchas aplicaciones, cuentas y servicios en línea distintos para hacer su trabajo de manera eficaz. Al familiarizar a los nuevos empleados remotos lo más rápido posible con estas herramientas esenciales para la empresa, podrán añadir valor a tu negocio mucho más rápidamente.

El primer paso que puedes dar es crear una guía de referencia rápida que explique qué herramientas usa tu empresa y cómo empezar a usarlas rápidamente. El segundo paso, y el más importante, es cómo se comparten las credenciales de inicio de sesión. Proteger las credenciales de los usuarios es esencial y usar las herramientas adecuadas para este fin te permite distribuir las credenciales de manera fácil, segura y rápida a los nuevos empleados sin comprometer la seguridad de tu infraestructura de trabajo remoto.

9. Incorporación en grupos

La incorporación en grupos minimiza el esfuerzo y la duplicación de trabajo al incorporar nuevos empleados y ofrecerles capacitación. También crea un sentido de colectividad entre los nuevos empleados. Si decides experimentar con esto cuando contratas personas en grupos, es una buena idea asignar a cada grupo un «organizador de equipo» que cree un entorno en el que las personas se sientan cómodas colaborando y «administradores funcionales» que ofrezcan asistencia técnica.

Los programas en grupo ofrecen una manera fácil para que los nuevos miembros del equipo conozcan a sus compañeros de trabajo rápidamente y puede ser menos intimidante que conocer gente cara a cara. Esto puede ser particularmente útil para los empleados remotos puesto que trabajar fuera de la oficina durante largos períodos de tiempo, o incluso indefinidamente, muchas veces puede provocar una sensación de aislamiento.

10. Ofrecer e-learning en tu programa

Además de todas las demás actividades, es una buena idea incluir capacitación virtual que tenga un valor real para el empleado, como por ejemplo, lecciones sobre la misión, los valores y la cultura de la empresa, y los códigos y regulaciones importantes de la empresa.

Incluir un elemento de e-learning que los empleados pueden usar a su propio ritmo en tu programa para nuevos empleados tiene varios beneficios, y lo más importante es que está disponible bajo demanda y se puede usar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. También puede volverse a utilizar, por lo que tendrás que trabajar una sola vez para crear el curso, y después podrás enviarlo a todos los nuevos empleados futuros como parte del programa de incorporación.

También puedes crear varias versiones de los cursos y crear múltiples rutas específicas para diferentes tipos de empleados y puestos de trabajo.

A continuación, te ofrecemos un breve ejemplo de un curso de inducción de personal remoto.

Para crear cursos, puedes usar iSpring Suite Max, la herramienta que hemos mencionado cuando hemos hablado de estructura organizacional. Con iSpring, puedes crear fácilmente un curso sobre tu empresa, crear cursos de cumplimiento con cuestionarios interactivos y grabar tutoriales en vídeo sobre cómo usar el software de tu empresa, incluso si no tienes experiencia previa con la creación de cursos.

iSpring Suite Max también tiene una herramienta basada en la nube que te permite crear microcursos de forma rápida y sencilla, de manera similar a la creación de publicaciones en las redes sociales. Esto puede ser muy valioso cuando necesitas añadir contenido adicional a un programa existente o para cualquier tipo de curso al que tengas que añadir información nueva o urgente. Échale un vistazo a este curso para nuevos empleados si quieres conseguir inspiración sobre cómo puedes usar esta herramienta.

11. Entregar el programa de la manera correcta

Ahora que has creado tus cursos de incorporación, necesitas una forma rápida y fiable de programarlos y entregarlos a tus estudiantes. Existen varias maneras de hacer esto, como a través de la intranet de tu empresa, SharePoint o el servicio en la nube. Sin embargo, la mayoría de las empresas optan por la entrega a través de un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) debido a los numerosos beneficios en lo que se refiere a la eficiencia, la programación, el monitoreo y la presentación de reportes.

Si todavía no tienes un LMS, puedes probar iSpring Learn. Es una plataforma basada en la nube muy fácil de configurar y usar por los que no son expertos en LMS. Te permitirá automatizar la inducción de personal en tu empresa.

12. Verificar a los empleados con regularidad

Verificar regularmente a los nuevos empleados te permite evaluar la efectividad de tu proceso de inducción de personal remoto, además de asegurarte de que el empleado progresa según lo esperado. Usa los objetivos que incluiste en tu plan para evaluar el rendimiento del empleado y abordar cualquier problema lo más rápido posible.

Verificar a un empleado puede ser tan simple como enviarle un mensaje de chat o programar una videollamada. No es necesario limitar estas verificaciones solo al gerente de línea del empleado. Por ejemplo, una persona de recursos humanos o incluso el Director del departamento puede verificar también al empleado.

Conclusión

Aquí concluimos nuestro artículo sobre mejores prácticas de inducción de personal remoto. Esperamos que hayas encontrado consejos útiles que puedes implementar en tus propios programas. Si ya has creado un programa de incorporación remota, o tal vez estés considerando hacerlo, nos encantaría saber tu opinión en la sección de comentarios.