Un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) es una plataforma online que te permite optimizar la formación en tu empresa, identificar los puntos fuertes y débiles de tu equipo y después abordarlos para llevar tu negocio al siguiente nivel.
Michael Keller, experto en e-learning en iSpring, afirma que un LMS es algo imprescindible para cualquier empresa y es particularmente útil para los reclutadores. Nosotros le hemos preguntado por qué y nos ha explicado las ventajas de un LMS basándose en su propia experiencia y también en las experiencias de sus clientes. ¡No te lo pierdas!
Sobre Michael Keller
Michael Keller, experto en e-learning en iSpring
Michael Keller lleva más de quince años ayudando a nuestros clientes a desarrollar un entorno de aprendizaje online atractivo. Siguiendo sus consejos, 556 grandes empresas y pymes han logrado sus objetivos comerciales usando el e-learning para formar a sus equipos.
3 ventajas de un LMS para el reclutador
El reclutamiento de personal es como un embudo. El reclutador publica una oferta de empleo, recibe currículums, filtra a los candidatos, hace las entrevistas de trabajo y finalmente los nuevos empleados se incorporan a la empresa. Su objetivo es llenar las vacantes con los especialistas más adecuados para cada puesto. La productividad de los reclutadores se mide usando varias cifras, y las dos más importantes son:
El número de nuevas contrataciones
Cada reclutador tiene un plan de reclutamiento que debe respetar. Por ejemplo, si una empresa necesita veinte empleados nuevos, el reclutador debe contratar al menos veinte personas nuevas.
La calidad de las contrataciones
¿Han superado los nuevos empleados el período de prueba? ¿Cuántos de ellos se han quedado en la empresa? Si una empresa contrata a veinte empleados nuevos, pero diez de ellos se van, sería una situación en la que todos salen perdiendo y que las empresas quieren evitar.
El proceso de reclutamiento requiere una inversión importante. En algunos casos, contratar a un empleado les cuesta a las empresas dos o tres veces más que su sueldo mensual. Para que la contratación valga la pena, el empleado debe alcanzar las metas de desempeño en el menor tiempo posible (entre dos y cuatro semanas). Pero si decide irse… bueno, es realmente una pena.
El principal desafío del reclutador
El principal problema que los reclutadores buscan resolver es la baja efectividad y eficiencia. Esto incluye el problema de los nuevos empleados que se van de la empresa después de solo uno o dos meses, contratar a los candidatos equivocados y no lograr alcanzar las metas de desempeño en el menor tiempo posible.
Estas son algunas razones por las que estos problemas podrían aparecer:
- Hay caos dentro de la empresa y los empleados prefieren irse a otras empresas que tienen procesos mejor organizados (también es posible que dejen una reseña negativa en Internet aconsejando a otros que no trabajen para la empresa, dañando así la imagen de tu departamento de recursos humanos y el proceso de contratación).
- Los nuevos empleados son formados por managers que no tienen suficiente tiempo y energía para hacerlo correctamente.
- Los supervisores no conocen la psicología humana y se centran solo en las habilidades duras de un candidato durante la entrevista de trabajo. Por eso, en ocasiones, eligen personas que pueden provocar conflictos en el equipo o entorpecer el trabajo.
- La empresa no prepara de inmediato a los nuevos empleados para que realicen las tareas necesarias.
Cuáles son las ventajas de los LMS
Con un LMS, puedes resolver todos los problemas de contratación relacionados con la falta de información y organizar mejor el proceso de contratación. Básicamente estás añadiendo algunas etapas más a tu embudo de reclutamiento que te ayudarán a seleccionar a los candidatos con mayor precisión (y ahorrar tiempo y dinero).
Vamos a analizar más a fondo las principales ventajas de un LMS para un reclutador:
1. Optimizar el proceso de incorporación
Un LMS te permite llevar a cabo un proceso de incorporación online efectivo (y también otros programas de formación), implicando a pocos empleados o incluso sin empleados. Esto significa que los empleados altamente cualificados, como los supervisores y managers, se encargarán de los nuevos empleados solo cuando sea realmente necesario y, por lo tanto, podrán seguir centrándose en sus funciones esenciales.
Una de las ventajas de un LMS es que puede ayudar a evitar fácilmente la sensación de caos y de falta de formación que suelen tener los nuevos empleados. Simplemente sube todos los recursos que serán útiles para tus nuevos empleados al LMS y compártelos con ellos cuando sea necesario. Algunas plataformas de LMS, como iSpring Learn, por ejemplo, también te permiten automatizar este y otros procesos: configura los ajustes en tu LMS y este asignará automáticamente los materiales de formación a los empleados.
2. Mejorar la eficacia del reclutamiento con el preoboarding
El preoboarding o preincorporación es muy parecido al onboarding o incorporación, excepto que se lleva a cabo antes de contratar a los candidatos. Es un proceso muy efectivo por dos razones:
- Los nuevos empleados empiezan a trabajar desde el primer día
En algunos casos, puedes asignarles a los candidatos todo el material de formación básico sobre la cultura y los valores de la empresa, instrucciones, etc. Esto les ahorrará tiempo en los primeros días y les permitirá empezar a trabajar de inmediato. También le ahorrará dinero a la empresa, por lo que todos salen ganando.
- Puedes filtrar a los candidatos en función de los resultados obtenidos durante la formación
Si un candidato ignora el contenido de formación que se le ha asignado, el reclutador debe tener esto en cuenta y decidir si el candidato es realmente adecuado para el puesto. También puedes asignarles evaluaciones de conocimientos y filtrar a los candidatos en función de los resultados que obtengan.
3. Mejorar tu KPI enseñando a los supervisores a entrevistar correctamente a los candidatos
Un problema común al que se enfrentan los reclutadores es la incompetencia de los supervisores y managers cuando se trata de recursos humanos. Por ejemplo, supongamos que una persona es el manager del departamento de TI. Es un experto cuando se trata de programar y gestionar el flujo de trabajo. Sin embargo, no sabe mucho sobre psicología humana, no sabe qué preguntas debe hacer durante una entrevista de trabajo (solo hace preguntas sobre sobre habilidades duras y experiencia profesional), a qué prestar atención, etc. Entonces elige al candidato más preparado sin darse cuenta de que tiene ciertos problemas de comunicación que pueden afectar a todo el equipo.
Otra de las ventajas de un LMS es que ayuda a los reclutadores a resolver rápidamente este problema asignándoles a todos los supervisores un programa de formación breve, una guía o una lista con las mejores prácticas de recursos humanos.
Puedes enseñarles a leer entre líneas el CV de un candidato e identificar sus puntos fuertes y débiles. De esta manera podrán seleccionar candidatos en función de varios aspectos, no solo de sus habilidades duras. Para comprobar que lo han entendido todo, puedes añadir también un cuestionario online rápido. El LMS te mostrará quién ha terminado el curso y qué puntuación ha obtenido en el cuestionario, para que sepas quién está listo para realizar entrevistas de trabajo profesionalmente y elegir a los candidatos más adecuados para la empresa (y mejorar tu KPI).
4 ventajas de un LMS para directores de recursos humanos
Los directores de recursos humanos deben asegurar el cumplimiento legal y la implementación de la misión y la estrategia de talento de la empresa. Aunque la formación corporativa online no es una solución milagrosa para todos los problemas de recursos humanos, puede ser una excelente solución para muchos de estos. Vamos a enumerar primero algunas de las principales actividades de RRHH y después vamos a ver las ventajas de un LMS para este departamento.
Los principales desafíos de un director de recursos humanos
Los directores de recursos humanos de diferentes empresas podrían decirnos aspectos diferentes de su trabajo que les parecen más desafiantes. Sus respuestas también pueden cambiar de un año a otro: este año les resulta más difícil implicar a los empleados; el próximo año podrían decirnos que trabajar con empleados remotos es el mayor desafío. Vamos a centrarnos en las actividades del departamento de recursos humanos que no cambian con el tiempo:
- Mantener una tasa de rotación aceptable.
- Contratar a los mejores profesionales respetando el presupuesto de la empresa.
- Asegurarse de que los empleados trabajan de la manera más productiva posible por el sueldo que se les ofrece.
- Desarrollar sistemas de bonificaciones y sueldos, mecanismos de motivación y más.
- Asegurarse de que los empleados tengan las aptitudes necesarias para que la empresa pueda competir en el mercado.
Ofrecer una formación corporativa efectiva también es un gran desafío para los directores de recursos humanos. Pero por el momento, la realidad es que no todos los profesionales de RRHH saben mucho sobre este tema, por no hablar de la formación corporativa en formato online.
Cuáles son las ventajas un LMS
Un LMS puede ser una solución compleja para empresas y organizaciones de cualquier tamaño. Permite recopilar todas las mejores prácticas en un solo lugar, compartirlas rápidamente, agilizar todo el proceso y obtener una imagen clara de las aptitudes y competencias de tu equipo en solo un día. Con un LMS, puedes lograr lo siguiente:
1. Ahorrar al contratar personal y mejorar la marca de recursos humanos
No tener un programa de onboarding es la primera señal de que tu proceso de reclutamiento no es el más efectivo. Una de las ventajas de los LMS son los programas de onboarding y preboarding que te permiten reducir el coste de contratar a un nuevo empleado a la mitad e incluso más y ayudar a identificar a los candidatos más adecuados para el puesto.
Otro beneficio interesante es que simplemente poniendo en orden tus procesos básicos de contratación con un LMS, también puedes mejorar la marca de recursos humanos de tu empresa. Cuando los candidatos se incorporan a tu empresa, sentirán que alguien se está encargando de ellos. No tendrán que empezar a hacer su trabajo sin instrucciones sobre lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Pueden iniciar sesión en el LMS y descubrir materiales útiles que les ayudarán a empezar a trabajar de manera efectiva inmediatamente.
El empleado ve que la empresa está haciendo todo lo posible para ayudarlo y no cometer errores tontos en los primeros días. Dejará una reseña positiva en Internet y les contará a sus amigos sobre la empresa, mejorando la imagen de tu departamento de recursos humanos.
2. Recopilar las mejores prácticas de la empresa y compartirlas rápidamente
Un LMS es la base de conocimientos de tu empresa. Supongamos que uno de tus departamentos tiene mejores resultados que el resto o posee experiencia valiosa que quieres que compartan con los demás. En ese caso, puedes recopilar toda esta información y crear programas de formación, subirlos a tu LMS y asignárselos a los empleados de otros departamentos. De esta manera, toda tu empresa logrará los mejores resultados.
O imagina que tienes un empleado con mucha experiencia en tu departamento central y quieres que sus compañeros aprendan de él. ¿Qué puedes hacer? Puedes trasladar al empleado de una oficina a otra semanalmente para que les enseñe. Pero sería más fácil, económico y conveniente crear cursos online atractivos y asignárselos a tus empleados cuando sea necesario. Esto también garantiza que la valiosa experiencia y los conocimientos de este empleado permanecerán en la empresa incluso si él se va.
3. Conocer las habilidades exactas de tu equipo
Otra de las ventajas de un LMS es que te permite evaluar periódicamente a tus empleados. Los resultados de estas evaluaciones te permiten ver las áreas en las que necesitan mejorar y de esta manera también sus necesidades de formación. También descubrirás los puntos fuertes de tus empleados, para que puedas ascenderlos y asegurarte de que están ocupando el puesto más adecuado. También puedes vincular las métricas de formación a tu sistema de bonificaciones para recompensar a los mejores empleados basándote en datos objetivos.
4. Evaluar las habilidades blandas de manera mucho más conveniente y productiva
Puedes evaluar las habilidades duras usando pruebas y cuestionarios, pero la única forma de evaluar las habilidades blandas es supervisar el desempeño del empleado. La manera más efectiva de hacer esto es mediante una evaluación de desempeño de 360 grados, en la que preguntarás a todos los que interactúan con un determinado empleado sobre las habilidades sociales de este. Es un método de evaluación que ha demostrado ser muy productivo, pero muchas empresas de EE. UU. aún lo hacen por correo, por lo que el proceso requiere muchos recursos y tiempo (¡tardan meses!).
Algunos LMS, como iSpring Learn, vienen con un módulo de evaluación de feedback de 360 grados integrado. Te permiten agilizar este proceso y completarlo en un día, y podrás ver un gráfico de radar de competencias ilustrativo para cada empleado que muestra claramente sus puntos fuertes y débiles.
Analizando estos resultados, podrás ver fácilmente las habilidades que hay en tu empresa y planificar actividades para desarrollar las que faltan. Por ejemplo, ves que tu departamento de marketing tiene malos resultados cuando se trata de pensamiento creativo. Puedes llevar a cabo veinte sesiones de formación que les ayudarán a desarrollar esta habilidad. Pero sin un LMS, nunca sabrás si los empleados han asimilado realmente los nuevos conocimientos o si solo se divirtieron un rato y después de unos días se les olvidó todo.
Otra de las grandes ventajas de un LMS es la función de informes, que muestran claramente lo efectivas que son las actividades de formación. Puedes generar informes completos y ver las competencias que tenían los empleados antes, las actividades que realizaron y cuáles fueron los resultados de estas actividades.
5 ventajas de un LMS para directores comerciales y jefes de ventas
Los directores comerciales y los jefes de ventas tienen funciones similares, ya que ambos son responsables de diseñar planes para lograr los objetivos comerciales de la empresa y desarrollar las relaciones con los clientes.
Los principales desafíos de los directores comerciales y jefes de ventas
Los principales desafíos de un director comercial o un jefe de ventas pueden variar de una empresa a otra. Pero estos son los desafíos más comunes en la mayoría de las empresas:
- Minimizar el efecto negativo del proceso de rotación
- Asegurarse de que todos los vendedores conocen los procedimientos estándar
- Aumentar las tasas de conversión de los equipos de ventas
- Hacer campañas de marketing eficientes
- Hacer crecer el negocio
Cuáles son las ventajas de un LMS
Los LMS tienen numerosas ventajas que pueden ayudar a los directores comerciales y jefes de ventas a superar los desafíos más comunes.
1. Mantener un buen desempeño durante el proceso de rotación
Muchas empresas tienen una alta tasa de rotación de empleados, lo cual no está mal, pero muchas veces afecta el desempeño general. Por ejemplo, es posible que los nuevos vendedores carezcan de las habilidades necesarias para cerrar suficientes ventas, o incluso pueden utilizar enfoques demasiado agresivos que pueden dañar tu marca. Los vendedores son la imagen de la empresa, por lo que es esencial asegurarse de que interactúan de manera correcta con los clientes.
Una de las ventajas de los LMS es que te permiten crear un proceso de adaptación simplificado y un programa de incorporación, para que los nuevos empleados del departamento de ventas o servicio de atención al cliente puedan practicar sus habilidades de comunicación en un entorno sin riesgos. En vez de practicar con clientes reales, pueden hacer simulaciones de conversación interactivas basadas en situaciones de la vida real: clientes impacientes, clientes insatisfechos, clientes enfadados y otros problemas comunes a los que se enfrentan los empleados del departamento de atención al cliente y ventas. Aquí tienes un ejemplo:
Si trabajas en el comercio minorista, también puedes, por ejemplo, crear un ejercicio interactivo sobre cómo usar una caja registradora o una simulación para explicar los productos. Puedes monitorizar el progreso de los empleados en el LMS y saber exactamente cuándo están preparados para empezar a trabajar. De esta manera, incluso durante un proceso de rotación, siempre tendrás solo empleados competentes en sus respectivos puestos.
2. Evaluar las habilidades y conocimientos de los vendedores y recompensarlos en función de los resultados
La mayoría de las empresas pagan a los vendedores un sueldo fijo y una bonificación. Puedes determinar la cuantía de esta bonificación en función de los resultados de la evaluación trimestral. Otra de las ventajas de un LMS es que te permite asignarles esta evaluación a los empleados y ver lo bien que conocen los procedimientos estándar, los detalles del programa de lealtad, las cualidades del producto, etc., la información esencial que necesitan saber para trabajar de manera productiva. Aquí tienes un ejemplo de una evaluación:
Los empleados que aprueben la evaluación recibirán la bonificación. Si no aprueban, puedes no darles la bonificación ese mes, motivándolos así a mejorar.
3. Compartir las mejores prácticas de ventas
Los vendedores son parecidos los unos a los otros. Todos son personas humanas, venden los productos de la empresa y suelen seguir los mismos procedimientos. Pero de alguna manera, todos obtienen resultados diferentes. La diferencia está en los detalles. Los mejores vendedores hacen algo que los hace más productivos que otros empleados. La empresa debe tener en cuenta estos detalles y enseñarles a los demás empleados estos trucos.
Uno de nuestros clientes reunió un equipo de investigación que observó el departamento de ventas con la tasa de conversión más alta. Supervisaron a los vendedores, anotaron todo lo que hacían y después crearon cursos online con simulaciones de conversación interactivas y los asignaron a empleados de otros departamentos de ventas. Como resultado, las ventas aumentaron y los ingresos generales de la empresa también incrementaron sustancialmente.
Por lo tanto, otra ventaja de un LMS es que te ayuda a incrementar los ingresos al permitirte compartir las mejores prácticas con todos los departamentos. Ya no tendrás que trasladar a los mejores empleados de una oficina a otra o evaluar a los empleados manualmente. Puedes simplemente mirar el panel del LMS y ver qué empleados completaron el curso con éxito.
4. Mejorar las tasas de conversión de ventas explicándoles a los vendedores las campañas de marketing
Las empresas utilizan muchos recursos en sus campañas de marketing: banners, publicidad a través de varios canales, videos y más. Por supuesto, esperan que estas campañas funcionen lo mejor posible. Pero aquí es donde surge el problema: si los vendedores no entienden todos los detalles de la oferta de la campaña, no se sentirán cómodos ofreciendo la oferta a los clientes.
Los especialistas en marketing pueden crear rápidamente un programa de formación completo sobre la oferta de una campaña de marketing directamente en el LMS y añadir una evaluación de conocimientos al final para ver si los vendedores lo han entendido todo correctamente. De esta manera, los especialistas en marketing se aseguran de que la campaña funcionará sin problemas en lo que se refiere a las ventas, y los vendedores podrán incrementar su tasa de conversión al ofrecer a los clientes una oferta atractiva.
5. Hacer crecer tu negocio formando a clientes y socios
Si vendes software avanzado o si te preocupa el lifetime value, entonces necesitas enseñarles a tus clientes y distribuidores a usar tu producto. Si los clientes no pueden implementar tus soluciones en sus empresas, tu reputación y su satisfacción se verán afectadas. Y si tus distribuidores no entienden bien tu producto, no podrán venderlo de la manera más efectiva.
Sin un LMS, hay una sola manera de resolver este problema: enviar a tu equipo a los clientes y distribuidores. Pero eso es extremadamente caro y podría comprometer una venta. Si, por ejemplo, participas en una subasta con tu producto, te enfrentarás a una situación complicada. Si añades los gastos del viaje a tu oferta, ya no podrás competir con tus rivales; si no los añades, tendrás que pagarlos tú mismo y, por lo tanto, la venta será mucho menos lucrativa (si es que obtienes beneficios).
Una de las ventajas de un LMS es que te permite resolver este problema fácilmente. Creas el curso de formación sobre el producto una vez, lo subes al LMS y después simplemente lo compartes con tus clientes o distribuidores. Incluso si cambias tu producto y algunos materiales de formación se vuelven obsoletos, puedes añadir fácilmente información nueva. Esto es mucho más barato que rediseñar y volver a imprimir folletos sobre el producto cada vez.
Conclusión
Si se usa de manera inteligente, un LMS es una herramienta extremadamente útil que te ayuda a llevar tu negocio al siguiente nivel y superar muchos desafíos.
Si quieres obtener más información sobre cómo podría serte útil un LMS, pide una demo en vivo gratuita, y estaremos encantados de contarte todo lo que necesitas saber.