¿Qué es un LMS y por qué es esencial para el aprendizaje corporativo?

Jorge obtuvo un logro llamado “El Campeón”. Ahora Jorge es número quince en las calificaciones generales pero lo que es más importante es que él está más arriba que su compañero Sergio de Buenos Aires, con quien ha estado compitiendo por un tiempo. No, no están jugando a World of Warcraft. En realidad, Jorge es el gerente de la cadena de supermercados y obtuvo el logro después de haber completado el curso “Los estándares de servicio”.

Puedes lanzar tus propios cursos online e implementar la misma premiación con un Sistema de Gestión de Aprendizaje (Learning Management System o LMS, por sus siglas en inglés). En este artículo, te vamos a contar qué es un LMS y para qué sirve.

¿Qué es un LMS?

LMS es una plataforma de e-learning. Las características clave pueden encontrarse en el siguiente acrónimo:

L – Learning – Aprendizaje. Con un LMS puedes crear una base de datos de cursos online y materiales de capacitación. Un LMS será la única base de conocimiento dedicada a tu tema para que puedas mantener e incrementar la experiencia interna de la empresa.

M – Management – Gestión. Puedes administrar cursos y estudiantes, incluso mejorar tu eficiencia.

A diferencia de los servicios de intercambio de archivos, LMS no es sólo un montón de archivos, al revés, es un sistema bien organizado para gestionar el proceso de capacitación. Para iniciar la capacitación, simplemente agrega y asigna empleados a cualquier curso.

¿Has contratado nuevos empleados? Invítalos a un curso de integración. ¿Las ventas han bajado? Invita a tus trabajadores a practicar las técnicas de ventas con clientes virtuales.

Gracias a las características del calendario, podrás asignar y administrar no sólo capacitaciones en vivo pero también clases regulares. De esa manera, un LMS puede ser como una aplicación, especialmente diseñada para estudiantes en línea para organizar sus tareas.

S – System – Sistema. Sistema informático para ser exacto. Incluso si tus empleados viven en diferentes zonas horarias, puedes capacitar a todos ellos sin salir de la oficina. Además, un LMS automatiza el trabajo más aburrido y tedioso como, por ejemplo, el proceso de clasificación, el procesamiento de estadísticas, la preparación de reportes.

En otras palabras, un LMS es como tu propia universidad en línea. La plataforma te ayuda crear y almacenar cursos de e-learning, proveer a los estudiantes el acceso a contenido y evaluar resultados.

¿Qué tipo de LMS debería elegir?

Ahora que sabes lo que es un LMS, es momento de conocer qué plataformas de aprendizaje existen y cómo se diferencian. Aquí hay una descripción de los distintos tipos de LMS:

LMS Corporativo vs. Académico

Tanto el LMS corporativo como el académico dan acceso a materiales de aprendizaje en línea y automatizan diferentes aspectos de los procesos de formación, pero tienen algunas diferencias.

Objetivos de aprendizaje

El aprendizaje académico está orientado a producir buenos estudiantes que tengan conocimiento profundo de los temas y se esfuercen por aprender más. Aquí el conocimiento teórico es el principal objetivo. La formación corporativa se enfoca en el aprendizaje relacionado a las aplicaciones prácticas y uno de sus principales objetivos es el retorno de la inversión.

Línea de tiempo del curso

Para la formación de los empleados, los límites de tiempo son más cortos, por lo que un LMS corporativo debe ser flexible para ajustar todos los márgenes de tiempo y las necesidades empresariales. Los semestres y trimestres son marcos de tiempo para las instituciones educativas. Para ellas, el LMS debe programar unidades de tiempo como vacaciones, calendarios de exámenes y períodos.

Certificaciones vs. calificaciones

Una plataforma de aprendizaje corporativo suele ofrecer la capacidad de monitorear y finalizar con un formato de certificaciones. Un LMS académico normalmente monitorea el progreso de los estudiantes a través de su sistema de calificaciones. Ofrece registros de calificaciones para monitorear asistencias y resultados de asignaciones, así como mantener otra información para cada estudiante.

Herramientas para el aprendizaje social

Otras funcionalidades que una plataforma de aprendizaje académico suele ofrecer son funcionalidades para crear grupos de estudiantes para proyectos de la clase y sesiones de trabajo, foros de discusión y una herramienta incorporada de conferencia web.

Actualizaciones de contenido

El contenido que los estudiantes requieren está basado en las ciencias y humanidades; es por eso que un LMS académico no necesita ser actualizado regularmente. Debido a que las necesidades del mercado cambian con bastante rapidez, un LMS corporativo debería tener la habilidad de actualizar los cursos rápida y fácilmente.

Gratis vs. Comercial

Este es usualmente uno de los primeros retos que las empresas enfrentan al elegir un LMS: decidir entre uno gratis, sistema de código abierto, o una plataforma comercial. De hecho, hay una concepción equivocada de que todos los LMS de código abierto son gratis. Quizás no hay una tarifa de licencia, pero eso no significa que no haya costos. Es probable que gastes más en tu plataforma de código abierto que en un LMS comercial, ya que puedes necesitar configurar un servidor y una arquitectura de alojamiento, personalizar funcionalidades de LMS que son estándar, mejorar la imagen del sitio y actualizar tu sistema regularmente. Además, si no tienes el talento técnico en tu equipo que pueda lograr que sea altamente personalizable para tu empresa, tu proyecto de e-learning probablemente fallará.

La solución ideal para usuarios sin experiencia técnica es el software comercial. Por lo general, es mucho más fácil de implementar y usar, ofrece soporte técnico y no implica costos adicionales.

LMS SaaS/Nube vs LMS alojado localmente

Puedes elegir un LMS SaaS (Software as a Service) o almacenar los datos en los propios servidores de tu empresa. Si decides alojar el sistema tú mismo, eres completamente responsable por todas las especificaciones del servidor, tiempo de actividad y seguridad.

Si eliges un sistema SaaS, será el vendedor de tu LMS quien se encargue de la carga del servidor, los respaldos, y el resto de asuntos relacionados al almacenamiento de los datos de tu formación. Esta es la mejor combinación si no tienes empleados técnicos que puedan gestionar el sistema, el soporte y los problemas de personalización y escalabilidad. En lugar de perder tiempo gestionando el LMS, puedes enfocarte en la creación del contenido de aprendizaje.

Algunas empresas evitan los LMS basados en la nube por los problemas de seguridad de los datos. Estas creen que su información almacenada en un servidor remoto puede estar comprometida. Sin embargo, hay diferentes maneras de almacenar tus datos. Por ejemplo, asegúrate de que el vendedor de LMS tiene protocolos efectivos de encriptación y respaldo de tu información.

Creador de cursos (LCMS) vs. No creador de cursos (LMS)

Para ser más precisos, un LMS (sistema de gestión de aprendizaje) es una herramienta que te permite distribuir de forma sencilla contenido ya listo. Un sistema que además de eso, tiene la funcionalidad de crear cursos, es llamado LCMS (sistema de gestión de contenido de aprendizaje).

Hay un balance complicado entre estos sistemas. Un LCMS tiene mayores funcionalidades para crear y gestionar contenido de e-learning, mientras que un LMS se enfoca en la gestión del usuario y ofrece un rango más diverso de experiencias de aprendizaje. Por ejemplo, te permite gestionar formas más tradicionales de aprendizaje, tales como programar formación presencial.

Si vas a crear cursos internamente, puedes elegir entre dos alternativas: comprar un LCMS o comprar un LMS y una herramienta de autoría por separado.

Sin embargo, puedes enfrentar dos problemas:

1. Los editores de cursos incorporados usualmente tienen limitaciones funcionales importantes, por lo que podrás crear solamente cursos o evaluaciones sencillas.
2. No todos los LMS y herramientas de autoría son completamente compatibles. Por ejemplo, puede haber dificultades al subir los cursos al sistema o al monitorear el progreso de los estudiantes.

Si quieres evitar problemas de compatibilidad y crear cursos interactivos atractivos, elige un LMS con una herramienta de autoría incluida. Por ejemplo, iSpring Learn LMS está completamente integrado con iSpring Suite. Esta integración te permite crear cursos en línea con aspecto profesional, subirlos a la plataforma con facilidad y disfrutar funcionalidades avanzadas de reportes.

¿Cuáles son los beneficios de un LMS?

Hay muchas ventajas al usar un LMS tanto para las empresas como para los estudiantes:

Si algunos de estos beneficios se alinean con tus metas de formación, un LMS es exactamente lo que necesitas.

¿Quién usa un LMS?

Empresas Grandes

Las empresas grandes necesitan formar continuamente a cientos e incluso miles de empleados de distintas filiales. Muchos de ellos usan plataformas de aprendizaje para mantener a los distribuidores, franquicias y otros canales de ventas actualizados sobre los lanzamientos de productos, requerimientos de cumplimiento y más.

Pequeñas y Medianas Empresas (PYME)

¿Crees que un LMS es solamente para grandes empresas? Actualmente, incluso una empresa pequeña puede lanzar e-learning para formar a los empleados y desarrollar sus habilidades con menos recursos humanos y costos de formación. Al empoderar a sus empleados con tecnología, las empresas escalan el crecimiento de su negocio y se adaptan al constante mercado cambiante.

Entre los otros usuarios de LMS hay organizaciones sin fines de lucro, agencias gubernamentales e instituciones educativas.

¿Qué tareas automatiza un LMS?

Aquí hay algunos casos en los cuales usar un LMS es una buena idea:

1. Inducción

Con un LMS puedes automatizar la inducción de los empleados. Solamente necesitas crear un programa de formación una vez y luego asignarlo a todos los nuevos empleados.

2. Formación en cumplimiento

Un LMS puede ayudarte a mantener a los empleados actualizados con regulaciones de cumplimiento. Con una plataforma de aprendizaje es fácil actualizar el programa de formación ya que puedes agregar nuevos estándares de cumplimiento a tu curso en línea en tan solo unos pocos minutos.

3. Formación en producto

Con un LMS puedes formar al personal de ventas y otros profesionales sobre los productos o servicios de tu compañía. El sistema te permite proporcionar formación en producto a tiempo, exactamente después del lanzamiento de nuevos productos y actualizar constantemente en catálogos posteriores.

4. Formación en ventas

Un LMS puede ayudarte a enseñarle a los representantes de venta en diferentes oficinas y locaciones geográficas a cómo vender mejor. Puedes desarrollar sus habilidades de venta y comunicación con la ayuda de diálogos simulados y cursos SCORM, y evaluar sus conocimientos con pruebas en línea.

5. Formación para socios

Un LMS te permite formar a miles de socios en todo el mundo usando el mismo programa. Puedes fácilmente educar a tus socios sobre cómo mercadear, vender y ofrecer soporte para tus productos.

6. Base de conocimiento

Todo el contenido de aprendizaje es guardado en un lugar. Incluso si los empleados no toman un curso, pueden encontrar fácilmente la información que necesitan en cualquier momento. Esto es especialmente conveniente para empresas que necesitan brindar formación para personal de ventas en una gran variedad de productos.

¿Cómo gestionar el aprendizaje con un LMS?

Vamos a tomar iSpring Learn LMS como ejemplo para ver cómo organizar una capacitación con un LMS. iSpring Learn es un servicio basado en la nube, lo que significa que no tienes que descargar, instalar y configurar un software. Todo lo que se necesita es conexión a Internet y un correo electrónico para crear una cuenta.

El paso №1: subir cursos

Para iniciar la capacitación necesitas agregar recursos de aprendizaje al LMS. El proceso de subir contenido a iSpring Learn es similar al trabajo con los servicios de intercambio de archivos como Google Drive o DropBox. Haz clic en “Crear” y selecciona archivos que quieres subir a iSpring Learn LMS.

El LMS reconoce presentaciones ordinarias, audio, vídeo, documentos y también cursos especiales de SCORM.

Si tienes un montón de cursos sobre un tema, es una buena idea para combinarlos en una ruta de aprendizaje en forma consecutiva con los temas más complejos. Puedes cambiar el orden de los módulos y criterios de evaluación y, si es necesario, emitir certificados para los estudiantes.

El paso №2: añadir usuarios

La característica más útil de un LMS son diferentes roles de usuarios. En cualquier LMS hay 3 tipos de usuarios:

• Usuario o Estudiante. Este es el rol más común. Usuarios pueden realizar cursos asignados y examinar materiales de libre acceso.
• Autor. Un usuario con derechos de autor puede gestionar contenido de aprendizaje: añadir y eliminar usuarios, asignar estudiantes a cursos.
• Administrador. Además de trabajar con contenido de aprendizaje, un administrador puede añadir y eliminar usuarios, juntarlos en grupos y asignar roles.

En pequeñas empresas una persona puede ser el administrador, y autor al mismo tiempo.

En un buen LMS, los administradores son libres del trabajo tedioso como, por ejemplo, agregar usuarios manualmente al sistema, ya que la mayoría de los procesos son automatizados. Por ejemplo, en iSpring Learn LMS hay tres formas de añadir usuarios: invitar por correo electrónico, enviar un enlace de auto-registro o importar usuarios desde una hoja de archivos XLSX.

Igual que en el aprendizaje tradicional, los usuarios pueden ser divididos en grupos. Por ejemplo, puedes separar los recién llegados de los profesionales o dividirlos según sus áreas de trabajo: ventas, seguridad, producción.

El paso №3: entregar conocimiento

Si ya has subido contenido y has creado roles de usuarios, estás listo para iniciar el aprendizaje. Tú decides si quieres autorizar el acceso a todos los usuarios o solo invitar algunos de ellos por correo electrónico, restringir el contenido o enviar un enlace de auto-registro e inscripción gratuita. ¿Quizás, piensas en vender tus cursos? También es posible con un LMS.

¿Y los estudiantes? ¿Cuál es la forma más popular ahora de obtener información nueva? Por supuesto, utilizando dispositivos móviles. Las plataformas LMS modernas como iSpring Learn proporcionan una experiencia móvil excelente. Con una aplicación gratuita, los alumnos pueden estudiar dónde y cuándo sea cómodo para ellos: en casa, en la hora de almuerzo o mientras están de viaje. Por cierto, no hay ningún problema si no tienen conexión a Internet, digamos, en un avión. Es posible estudiar offline, los datos de rendimiento serán guardados de todas maneras.

El paso №4: evaluar los resultados

La capacidad de medir la efectividad del aprendizaje es una de las razones más principales por las cuales cada vez más empresas comienzan con las plataformas LMS. No importa, cuánto usuarios tienes, 5 o 5 000, con un LMS puedes seguir el progreso de los estudiantes en tiempo real. Las estadísticas detalladas te enseñan cuánto tiempo los usuarios dedican al estudio.

Funciones del LMS

No hay un acuerdo universal sobre el conjunto de funcionalidades completas de un LMS estándar, pero en general, puedes dividir todos los requerimientos de un LMS en funciones básicas y avanzadas:

• Gestión de usuario – esta funcionalidad te permite agregar y editar usuarios, asignarles roles, y agrupar estudiantes en grupos y organizaciones.
• Gestión de cursos – esta funcionalidad proporciona los materiales de aprendizaje. La entrega no está limitada a subir los cursos, sino también a asignar el contenido.
• Monitoreo del progreso – esta funcionalidad evalúa el desempeño de los estudiantes. Puedes medir su progreso en diferentes intervalos de tiempo, o después de que el curso haya terminado.

Funciones de LMS avanzadas

• Creación de contenido. Algunas plataformas de aprendizaje tienen un editor incorporado que te permite crear pruebas y cursos sencillos.
• Aulas de formación dirigidas por un instructor. Si ofreces aprendizaje mixto, tu LMS debería soportar iniciativas de aprendizaje basadas en el aula (por ejemplo, gestionar los cronogramas del aula, monitorear las asistencias y el desempeño, etc.).
• Aprendizaje móvil. La mayoría de los LMS permiten que los aprendices accedan a la formación en cualquier momento, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Algunos tienen aplicaciones móviles nativas donde los usuarios pueden ver los cursos incluso sin conexión.
• Aprendizaje social. Si quieres animar a tus estudiantes a compartir sus conocimientos, necesitas un LMS con herramientas sociales. Como redes sociales que te permiten publicar artículos, discutir publicaciones de los colegas, darle me gusta y compartir contenido.
• Marca propia y personalización. Con esta funcionalidad de LMS, puedes crear una plataforma de aprendizaje completamente única y mantener la consistencia de la marca en tu experiencia de aprendizaje.
• Gamificación. Al usar elementos de gamificación (puntos, premios, calificaciones, insignias y más), puedes mejorar la participación y la motivación de los estudiantes para que aprendan más.
• Certificación. Algunas plataformas tienen la opción de generar certificados a los usuarios después de que completan un curso o una prueba. Esto es especialmente útil para empresas que regularmente conducen certificaciones profesionales.
• Integraciones. Si quieres mantener los datos de tu empresa sincronizados con un LMS, necesitas un sistema que soporte integraciones de terceras partes, tales como tu CRM de la fuerza de ventas, herramientas de videoconferencia, y otros.
• Comercio electrónico. Un LMS con una opción de comercio electrónico te permite vender cursos y monitorear ventas sin tener que integrar un comercio electrónico externo.
• Notificaciones. Las notificaciones ayudan a los estudiantes a estar al tanto de las cosas: sus finalizaciones de cursos, asignaciones, comentarios, próximos eventos y más.
• Herramientas de colaboración. Algunos LMS ofrecen funcionalidades de aprendizaje social, incluyendo compartir conocimiento a través de repositorios, redes sociales y foros de discusión, y contenido generado por los estudiantes y tutoría.
• Biblioteca de cursos. Hay plataformas de aprendizaje con una biblioteca incorporada que contiene cursos en línea ya listos cubriendo diferentes temas.

Monitoreo de LMS

Un LMS te da el poder de monitorear cada aspecto del aprendizaje. Al recoger y analizar datos, puedes entender si tu audiencia está aprovechando al máximo su experiencia de e-learning y si la calidad de tu contenido es lo suficientemente alta.

Puedes monitorear y medir los resultados de la formación con los reportes del LMS. Las métricas de aprendizaje esenciales y los reportes típicamente incluyen:

Progreso del estudiante y tasas de finalización

Estas métricas muestran cómo les está yendo a tus estudiantes individualmente. Puedes ver si han completado un curso exitosamente, y monitorear qué tan lejos han llegado. Por ejemplo, los cursos con altas tasas de no-finalización pueden animarte a repensar el contenido.

Resultados de evaluaciones de e-learning

Esta métrica es uno de los indicadores más directos del desempeño del usuario. Te permite monitorear las brechas de habilidad y conocimiento a medida que los estudiantes completan los cursos. Al analizar los puntajes de las evaluaciones, puedes entender si el curso es lo suficientemente bueno o si tus estudiantes necesitan más información sobre el tema.

Resumen del curso

Los reportes de resumen del curso proveen una imagen general de que tan exitosamente los usuarios estudiaron un contenido en específico. Por ejemplo, puedes monitorear qué porcentaje de aprendices completaron un curso, cuánto tiempo necesitaron ver cada actividad y qué puntaje promedio obtuvieron.

Tasas de satisfacción

Un LMS típicamente te permite conducir encuestas, sondeos y cuestionarios. Al recopilar datos puedes evaluar la satisfacción de los estudiantes. ¿Cómo se sienten sobre el diseño general del curso? ¿Hay suficientes actividades? Esta métrica puede ayudarte a definir los defectos de tu estrategia de aprendizaje, y si es necesario, tomar medidas para mejorarla.

Estándares de LMS

En términos sencillos, un estándar es un lenguaje que tus cursos de e-learning y tu LMS usan para comunicarse entre sí.

Seleccionar un estándar unificado para ambos, las herramientas de autoría y los LMS significa que la información será compartida entre ellos exitosamente. El estudiante puede ver cómodamente los cursos y el instructor puede fácilmente monitorear sus resultados.

Veamos más de cerca cuatro estándares populares de e-learning:

AICC

AICC (Aviation Industry Computer-Based Training Committee) es el estándar técnico más viejo. Permite a un curso transferir información en formato HTTP. Aunque este estándar ya no está actualizado, hay algunos LMS y herramientas de autoría que son compatibles con AICC.

SCORM

SCORM (Sharable Content Object Reference Model) es un estándar reconocido por casi todas las plataformas de aprendizaje. Es usado para empaquetar cursos en línea basados en cuestionarios y requieren usar un LMS compatible con SCORM. De esta manera, el contenido de aprendizaje puede interactuar con el sistema para monitorear el progreso del usuario. Los cursos SCORM te permiten crear una estructura clara, usar diferentes piezas de contenido como unidades independientes, y establecer reglas para cambiar entre ellas.

Como en cualquier tecnología, SCORM ha evolucionado a través de los años. Actualmente hay cuatro versiones diferentes: SCORM 1.0, 1.1, 1.2, y 2004. Antes de comprar un LMS, necesitas averiguar cuál versión soporta.

xAPI (Experiencia API, Tin Can)

xAPI fue introducido como una versión de siguiente generación de SCORM, pero tiene funcionalidades más amplias. A diferencia de SCORM, que está construido sobre comunicaciones entre un curso y un LMS, xAPI no está limitado a estas relaciones. Puede ser lanzado desde un dispositivo de almacenamiento local o integrado en un sitio web de WordPress, y te permite enviar datos, por ejemplo, de un software de gestión de talentos o aplicaciones móviles.

Tin Can puede monitorear la mayoría de las actividades de aprendizaje tales como aprendizaje en tiempo real, aprendizaje fuera de línea, aprendizaje experiencial, y simulaciones.

сmi5

сmi5 es el estándar más reciente para LMS. Brevemente, provee todas las funcionalidades de SCORM y xAPI al mismo tiempo, y limita sus inconvenientes.

A diferencia de los cursos SCORM, el contenido cmi5 puede ser visto en dispositivos móviles, incluso fuera de línea. Los datos que este formato te permite monitorear no están limitados: por ejemplo, puedes obtener estadísticas detalladas sobre cómo los usuarios ven los PDF, imágenes, y archivos de audio y video. Como en xAPI, cmi5 hace posible estudiar fuera del LMS y monitorear juegos y simulaciones, así como también aprendizaje social y móvil.

Costo del LMS

Cuando buscas un LMS, no puedes evitar el asunto financiero. Para elegir la mejor opción para tu negocio, evalúa qué modelos de precios existen y cómo funcionan.

¿Hay alguna forma de probar un LMS?

Es fácil averiguar si las formaciones con un LMS son buenas para ti y tu empresa. Aprovecha la prueba gratis de iSpring Learn.

Lanzar un centro de formación virtual con iSpring Learn no toma más de un día. No necesitas solicitarle a los técnicos que configuren el sistema, simplemente sube tus materiales de formación, invita a los empleados, y monitorea sus progresos.

Una vez que hayas creado y diseñado tu programa de formación, puedes compartir tu conocimiento e incluso hacer algún dinero. Aprende cómo alojar y vender tus cursos de formación en línea, cuáles plataformas en línea existen, y cómo elegir el que mejor se adapte a tus necesidades empresariales.