Capacitación de personal: conceptos básicos

En este artículo, vamos a ver algunos de los problemas que preocupan a todos los que están empezando con la capacitación de personal y quieren obtener resultados perfectos. ¿Qué tipos de capacitación de personal existen? ¿Por qué necesitas empezar a capacitar online y cómo puedes hacerlo? ¿Qué software necesitas? ¿Cómo gestionar el costo del aprendizaje? Aquí encontrarás las respuestas a estas y otras preguntas importantes.

¿Qué es la capacitación de personal?

La capacitación de personal es una manera de proporcionar a los estudiantes los conocimientos y las competencias que necesitan para ser muy eficientes en su trabajo. Normalmente esto es responsabilidad de los equipos de aprendizaje y desarrollo/talento en empresas más grandes y del departamento de recursos humanos en empresas más pequeñas. Estos son responsables de identificar las necesidades de capacitación, desarrollar programas de capacitación y ponerlos a disposición de los empleados.

Ventajas de la capacitación de personal

La capacitación de personal es crucial para el éxito de cualquier negocio. Tus empleados son la fuerza motriz detrás de tu empresa, por lo que ayudarlos a ampliar sus conocimientos y mejorar sus habilidades profesionales solo mejorará tu negocio. Estas son al menos cuatro razones por las que esto debería importarte.

Mayor eficiencia

Un programa de capacitación bien diseñado que satisface las necesidades de los empleados hace que tu personal sea más productivo y eficiente. Con el tiempo, estas mejoras harán que tu empresa sea más rentable.

Mayor motivación

Los programas de capacitación ayudan a los empleados, a los equipos y a los departamentos a unificarse en una sola estructura organizativa. Los empleados que entienden cómo su puesto de trabajo apoya la misión y los objetivos generales de la empresa pueden trazar una línea entre «mi trabajo» y «el éxito de mi empresa».

Menor rotación de personal

Las encuestas han demostrado que los jóvenes profesionales de hoy en día quieren algo más que un salario. Los millennials (entre 22 y 37 años) valoran especialmente a los empleadores que ofrecen flexibilidad, oportunidades de crecimiento profesional y un sentido de propósito. Es probable que estos cambien de trabajo si no están satisfechos con su puesto actual.

La tendencia de rotación laboral puede resultar cara para los empleadores. Según un estudio reciente de Gallup, el costo de reemplazar a los trabajadores es al menos la mitad del salario anual de un empleado. La rotación de personal se puede prevenir, por lo que las empresas tienen un incentivo financiero para mantener a los empleados implicados y productivos.

Crear una cultura corporativa

Una capacitación de alta calidad alinea los valores corporativos y la estrategia. Ir más allá de lo básico demuestra que la empresa está dispuesta a invertir en sus empleados a largo plazo. Para los empleados, una capacitación sólida es un mensaje de la empresa que les dice «Tú nos importas».

Tipos de programas de capacitación de personal

Distintas empresas pueden tener varios programas de capacitación diferentes, según su tamaño, diversidad y las características específicas del negocio. A continuación, te ofrecemos una lista de los tipos más comunes de programas de capacitación de personal:

1. Incorporación y orientación

Este tipo de capacitación se lleva a cabo justo después de que un empleado recién contratado llega al lugar de trabajo y continúa hasta que este consiga trabajar de forma independiente. Su principal objetivo es acelerar el proceso de adaptación de los nuevos empleados, ayudarlos a sentirse cómodos y a ser productivos de forma más rápida.

El programa de capacitación para la incorporación es bastante flexible, pero normalmente se divide en dos partes principales:

• Capacitación para todos los nuevos empleados. Ofrece información general sobre la empresa, su historia, misión, visión y valores, así como las políticas y regulaciones corporativas.
• Capacitación específica para un puesto particular. Esta capacitación se centra en el desarrollo de los conocimientos y las habilidades básicas que un nuevo empleado debe adquirir para un puesto determinado.

Onboarding de nuevos empleados: Ayuda a los nuevos empleados a tener éxito desde el primer día →

2. Capacitación sobre cumplimiento

La capacitación sobre cumplimiento se incluye a menudo en la capacitación para la incorporación de nuevos empleados y tiene un carácter obligatorio. Normalmente, es un programa formal que se centra en las políticas o normas de la empresa que permiten a los empleados y empleadores prevenir tanto los problemas en el lugar de trabajo como el incumplimiento de la ley.

Estas políticas y procedimientos suelen ser específicos del puesto de trabajo o de la industria. La ubicación también puede influir en las normas que el personal debe cumplir y en el tipo de capacitación que se requiere. Por ejemplo, la capacitación sobre cumplimiento puede incluir programas de capacitación sobre diversidad y contra el acoso, ética empresarial, seguridad en el lugar de trabajo y capacitación en protección de datos y privacidad.

3. Capacitación en hard skills (habilidades duras)

No importa si los miembros de tu personal son muy profesionales, siempre es posible mejorar. Las habilidades duras son esenciales para el desarrollo de los empleados porque este tipo de capacitación ayuda a los empleados a mejorar las habilidades que necesitan en su puesto de trabajo para convertirse en mejores profesionales. Por ejemplo, un diseñador gráfico que domine Photoshop puede dar un paso más aprendiendo a trabajar en otras aplicaciones de diseño gráfico, o un programador que sepa muy bien CSS y JavaScript, puede recibir más capacitación para aprender a programar en Python. Los empleados deben recibir capacitación de forma regular para mantenerse informados sobre los últimos avances.

4. Capacitación en soft skills (habilidades blandas)

La manera en que se comportan tus empleados es igual de importante que los conocimientos que tienen, y por esto la capacitación en soft skills no se debe descuidar. Los estudios han demostrado que al dominar las soft skills, los empleados pueden afectar positivamente el éxito de la empresa e incrementar el ROI.

Las habilidades blandas están relacionadas con las relaciones interpersonales e implican cosas como la comunicación, la resolución de problemas y la toma de decisiones. Estas ayudan a los empleados a interactuar de manera eficaz y armoniosa con sus compañeros y clientes. Son importantes para atraer nuevos clientes, mejorar el servicio al cliente y formar un equipo sólido.

Capacitación en soft skills: Cómo organizarla en el lugar de trabajo →

5. Capacitación sobre productos

El conocimiento del producto permite a los miembros de tu equipo entenderlo completamente y hablar con confianza con los clientes sobre lo que ofreces: sus características, beneficios, usos y costos. Esta capacitación es incluida muchas veces en el programa de incorporación para nuevos empleados. También puede ser útil para los empleados que necesitan refrescar sus conocimientos sobre los productos y servicios de la empresa, y se lleva a cabo cuando se introduce una nueva característica o un nuevo producto para que el personal esté siempre al día.

Una buena capacitación sobre el producto es una manera segura de mejorar tanto las métricas de ventas de la empresa como la satisfacción del cliente.

Cómo organizar la capacitación de personal

Entonces, ¿cómo puede un empleador crear un programa de capacitación de alta calidad que funcione para todos los empleados? La mejor capacitación de personal es la que está a disposición del estudiante en el momento en el que la necesita. El aprendizaje corporativo debe estar disponible bajo demanda y entregarse de distintas formas.

A continuación, te mostramos cuatro tipos comunes de capacitación de personal que puedes usar en tu empresa. Vamos a ver en qué se diferencian y qué ventajas y desventajas tiene cada uno.

1. Capacitación presencial impartida por un formador

La capacitación convencional en el aula es el método de enseñanza más tradicional, y no va a desaparecer pronto. Una encuesta realizada en 2018 por la revista Training reveló que el 32% de las empresas usan este método para casi un tercio de su capacitación general.

2. Capacitación presencial virtual impartida por un formador
(en inglés, Virtual instructor-led classroom training o VILT)

La VILT le da un toque moderno al aprendizaje tradicional al trasladar el aula al medio online. El software de VILT permite a los formadores impartir lecciones, mostrar vídeos, hacer sesiones con grupos pequeños, organizar debates y observar el rendimiento de los estudiantes. Las sesiones virtuales pueden ser grabadas y es posible acceder a ellas para revisarlas después.

3. Aprendizaje en línea

El aprendizaje en línea se ha convertido en el «nuevo estándar» de capacitación de personal. Entre 2002 y 2018, el uso corporativo del aprendizaje en línea creció un 900%. El término «aprendizaje en línea» puede incluir muchos productos de aprendizaje, incluyendo módulos de e-learning o microaprendizaje, juegos, evaluaciones, actividades de aprendizaje, vídeos y foros de discusión.

Los materiales de apoyo, como las guías de trabajo y los documentos de aprendizaje, se pueden guardar en formato .pdf para crear contenido digital que es accesible para todos los estudiantes.

4. B-learning

Un enfoque de b-learning (aprendizaje semipresencial o combinado) combina la capacitación en el aula y el aprendizaje en línea en un solo plan de estudios. Combinar estos dos métodos puede crear una experiencia de aprendizaje que incluye lo mejor de cada método.

Evalúa tu capacitación actual para ver si estás usando los mejores métodos de capacitación para tu empresa. Para entender mejor cuál es el mejor método, lee nuestro artículo sobre métodos de capacitación en el lugar de trabajo.

Por qué elegir la capacitación en línea

Si todas tus clases son impartidas todavía por un formador o simplemente te interesa la capacitación de personal, es hora de pasar al aprendizaje en línea. Ya hemos mencionado algunas de las ventajas del e-learning. Pero la principal razón por la que deberías optar por el aprendizaje en línea, es que es simplemente más efectivo. Aquí tienes algunas pruebas de esto:

Cómo empezar a ofrecer capacitación en línea

Lo primero que debes hacer es establecer tus necesidades y expectativas generales de aprendizaje, determinar los objetivos de la capacitación e identificar a tu audiencia. Para esto, es una buena idea hacer algunas preguntas que serán la base de lo que se denomina el análisis de las necesidades de capacitación. Para obtener una lista de preguntas, lee nuestro artículo sobre cómo desarrollar un programa de capacitación de éxito.

Una vez que identifiques tus necesidades generales y establezcas los objetivos, puedes concentrarte en el currículo y los detalles del curso. Incluye tus hallazgos en un plan de acción de capacitación de personal que detalla tu visión general, y tus deseos y necesidades de aprendizaje.

También es importante consultar con tu departamento de TI para ver qué software necesitas para empezar con el e-learning (más adelante hablaremos sobre cómo elegir herramientas de capacitación).

Si estás preparado para continuar y necesitas más información sobre cómo empezar a ofrecer capacitación en línea, lee nuestra guía sobre cómo lanzar un nuevo proyecto de e-learning.

Cómo elegir el software de capacitación de personal en línea

Necesitarás un nuevo conjunto de herramientas digitales para diseñar, desarrollar y gestionar tu capacitación en línea. Vamos a ver el software básico que te ayudará a empezar.

Sistema de gestión del aprendizaje

Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) es la plataforma que usarás para gestionar la capacitación. Un LMS es un sistema bien organizado que:

• gestiona y almacena cursos;
• proporciona al estudiante acceso al contenido;
• asigna, entrega y realiza un seguimiento de los resultados.

Puedes considerar tu LMS como un «centro de control de misión» para toda la capacitación de tu empresa. Un LMS corporativo debería permitirte actualizar los cursos de manera rápida y fácil, al mismo tiempo que proporciona funcionalidades sólidas de seguimiento y generación de reportes.

Herramienta de autor

Digamos que ya tienes un LMS para gestionar tu capacitación de personal. Pero, ¿qué pasa con el contenido de aprendizaje? Si vas a crear cursos en línea internamente, también necesitarás una herramienta de autor.

Las herramientas de autor se ofrecen normalmente como un paquete o «conjunto» de herramientas para crear diversos tipos de contenido de aprendizaje electrónico, desde cursos simples hasta simulaciones de diálogo, evaluaciones, vídeos y juegos. Su complejidad y facilidad de uso puede variar, así que asegúrate de probar el software antes de comprarlo. Para obtener más información sobre el proceso de selección de software, descarga nuestra guía sobre cómo elegir una herramienta de autor.

Si eres nuevo en el mundo de la capacitación en línea, es probable que elijas una herramienta de autor con un diseño simple y una interfaz fácil de usar.

Por ejemplo, con iSpring Suite, cualquiera puede empezar a crear cursos de e-learning de inmediato, sin tener experiencia previa. Y, con este kit de herramientas de autor, puedes crear distintos tipos de contenido de e-learning, incluyendo cursos de diapositivas, cuestionarios, tutoriales en vídeo, simulaciones de diálogo e interacciones.

Así se ve un curso de e-learning creado con iSpring Suite:

Cómo mejorar la capacitación de personal en línea con iSpring

Nos gustaría ofrecerte algunos consejos para que tu capacitación de personal sea todavía más efectiva usando iSpring Learn LMS y el kit de herramientas de autor de iSpring Suite.

Consejo 1: Añade rutas de aprendizaje personalizadas

Usa evaluaciones preliminares para medir las habilidades que cada nuevo empleado ya domina. Si un empleado puede demostrar con éxito sus conocimientos, ese estudiante ya ha «aprobado» una de las clase de capacitación. Esto permitirá que tus empleados usen su tiempo de capacitación para aprender nuevas habilidades, en vez de repetir simplemente lo que ya saben.

Con iSpring Learn, también puedes crear rutas de aprendizaje personalizadas mezclando y emparejando varios elementos de contenido. Puedes combinar varios cursos, cuestionarios, tutoriales en vídeo y otros materiales en un curso combinado y especificar si el orden de los capítulos es estricto o flexible, fijar la fecha de finalización y las condiciones de finalización de los capítulos y cursos.

Rutas de aprendizaje en iSpring Learn LMS

Consejo 2: Organiza webinarios

¿Estás listo para llevar tu aula al espacio virtual? Un LMS que te permite organizar webinarios hace que sea más fácil programar sesiones de capacitación en vivo, invitar a los estudiantes y hacer un seguimiento de su asistencia.

iSpring Learn LMS es compatible con las reuniones web de Zoom. Los webinarios se pueden impartir desde casi cualquier ordenador o tableta conectada a Internet, directamente desde tu cuenta de iSpring. Durante una transmisión, puedes compartir tus presentaciones de PowerPoint, vídeos, pantalla e incluso hacer encuestas y obtener feedback instantáneo de tus empleados.

Webinarios en iSpring Learn LMS

Consejo 3: Ofrece certificación del aprendizaje

Los programas de certificación del aprendizaje son una manera excelente de reconocer los logros personales. También pueden convertirse en un diferenciador importante para el avance profesional.

Con iSpring Learn, puedes fijar los parámetros para cualquier tipo de programa de certificación. Cuando un estudiante completa con éxito todas las actividades del programa, el LMS emitirá automáticamente un certificado a nombre del alumno. Incluso puedes personalizar el certificado con tu marca propia y cargar tu plantilla a iSpring Learn.

Un ejemplo de certificado de finalización de un curso

Consejo 4: Crea una combinación de diferentes experiencias
de aprendizaje

Hoy en día, los estudiantes esperan que la capacitación sea algo más que lecciones y evaluaciones. Al crear tus mapas curriculares, piensa cómo puedes usar diferentes tipos de contenido para implicar a tus estudiantes. Usa iSpring Suite para incluir elementos como:

• Un video corto para dar la bienvenida a tus estudiantes;
• Guías de trabajo y manuales en forma de libros electrónicos;
• Un juego interactivo para evaluar las aptitudes iniciales de los estudiantes;
• Un módulo o una lección de e-learning;
• Un tutorial con una demostración paso a paso de un proceso o procedimiento;
• Una actividad práctica, un juego o una demostración de competencias;
• Una evaluación final.

Consejo 5: Haz que el aprendizaje sea un juego

La idea de «gamificar» el aprendizaje es desde hace tiempo, un tema popular entre los diseñadores instruccionales. Una experiencia de aprendizaje gamificada bien elaborada desafía a los estudiantes a través de la implicación y las interacciones.

iSpring Suite puede convertir tus presentaciones de PowerPoint en juegos con preguntas e interacciones personalizadas.

Consejo 6: Practicar las habilidades de comunicación de tu equipo

Esto es esencial sobre todo si la capacitación está dirigida al personal de ventas o al personal del servicio de atención al cliente. Con iSpring Suite, puedes crear simulaciones de diálogo realistas con ramificaciones, evaluaciones, y personajes y ubicaciones de la vida real.

Así se ve una simulación de diálogo:

Gestionar el costo de la capacitación de personal en línea

Implementar una estrategia de aprendizaje en línea conlleva ciertos gastos. Según un estudio realizado por Brandon Hall Group los costos del LMS representan aproximadamente el 38% del presupuesto promedio para la tecnología de aprendizaje. Esto significa que una empresa gastará anualmente una media de 70.614 $ en el LMS.

¿Cuál es el modelo de precios para los servicios de LMS?

Los proveedores de LMS suelen fijar el precio de sus productos de una de las cinco maneras siguientes:

• Pagar por estudiante: un precio fijo para un número fijo de estudiantes
• Pagar por alumno activo: un precio fijo para el número de estudiantes que utilizaron el LMS durante el período de facturación
• Pago por uso: solo pagarás por las funciones que utilizas
• Suscripción: un precio fijo, basado en el número de funciones seleccionadas
• Código abierto: acceso gratuito al LMS, pero tú eres el responsable de la configuración, la personalización y el alojamiento.

Consulta con tus socios comerciales para determinar la mejor estrategia de precios para tu empresa. En la siguiente tabla encontrarás algunas pautas generales para los precios.

Cómo ahorrar dinero en el LMS

Los proveedores de LMS ofrecen una gama casi infinita de funcionalidades y opciones. Un nuevo cliente normalmente puede ahorrar dinero pagando solo por los servicios que sabe que usará el primer año y supervisando atentamente su número de estudiantes.

Ten un plan (o al menos un esquema de ideas) sobre cómo implementarás el aprendizaje en línea para tus estudiantes. Decide qué plan de precios tiene más sentido financiero para tu empresa, y después contacta a los proveedores de LMS para hablar sobre cómo sus productos pueden satisfacer tus necesidades. Pregúntale a cada proveedor:

• ¿Cuándo (o con qué frecuencia) puedes cambiar tu plan de precios?
• ¿Cuáles son los costos básicos para tu modelo de precios?
• ¿Cobran tarifas de configuración para los nuevos clientes?
• ¿Qué tipo de capacitación o atención al cliente ofrecen?
• ¿Su precio es igual o mayor que el de la competencia?

Concéntrate primero en tus necesidades básicas. Evita pagar por extras que no añaden valor a la experiencia de aprendizaje o que no estén en sintonía con tu estrategia de capacitación.

Conclusión

Esperamos haber respondido a la mayoría de tus preguntas sobre la capacitación de personal en este artículo. Si todavía tienes alguna pregunta, puedes escribirla en la sección de comentarios de abajo y estaremos encantados de ayudarte a encontrar una respuesta.