Central One: “Con iSpring, redujimos el tiempo de inducción en un 50%”

Central One Federal Credit Union es una cooperativa de crédito sin fines de lucro en el centro de Massachusetts. Kate Shaw, gerente de administración y capacitación en Central One, compartió cómo lanzaron un sistema de capacitación en línea consistente con iSpring y lograron reducir el tiempo de inducción de 6-8 a 4 semanas.

Proporcionar capacitación consistente para 17 departamentos

Kate Shaw, gerente de administración y capacitación en Central One

Hace dos años, no teníamos un departamento de capacitación en Central One. La capacitación dependía de cada departamento y, en su mayoría, consistía en clases presenciales. Ese enfoque tenía varios inconvenientes:

• La formación presencial era difícil de programar.
• El contenido se presentaba principalmente mediante presentaciones de PowerPoint simples.
• La capacitación carecía de consistencia.

Ya había tenido experiencia usando el kit de herramientas de autoría de iSpring cuando estaba en otro departamento, y me encantó la herramienta. Por eso, cuando creamos el departamento de capacitación y necesitamos un lugar donde almacenar nuestros materiales de aprendizaje, sugerí que comenzáramos a usar iSpring Learn LMS.

Hoy en día, aunque todavía realizamos capacitación presencial para algunos temas, el 80% del aprendizaje se realiza en el LMS. La capacitación en línea es más fácil, más consistente y más fácil de programar.

Con iSpring Learn, todos los empleados de Central One están teniendo la misma experiencia de aprendizaje.

Capacitación de más de 100 personas con iSpring

En nuestro portal iSpring Learn, tenemos alrededor de 110 empleados, desde empleados a tiempo parcial hasta ejecutivos. Todos tienen la misma capacitación inicial y, a partir de ahí, el plan de capacitación depende del rol que tenga cada empleado. Hemos creado grupos en el portal iSpring Learn, por lo que cuando necesitamos asignar un curso, por ejemplo, a personas del departamento de préstamos, podemos hacerlo fácilmente.

Portal de Central One en iSpring Learn

Inducción para todos los principiantes

Todos los empleados, independientemente de su rol, pasan por el mismo curso de inducción para que podamos transmitir el mismo mensaje a todos. Nuestra capacitación para principiantes incluye una introducción a la cooperativa de crédito, nuestros estándares y profesionalismo, además de cómo utilizar nuestro sistema telefónico, sistema de correo electrónico, etc.

Los nuevos empleados también reciben capacitación presencial sobre cómo procesar transacciones y cómo utilizar los propios sistemas.

Curso de inducción para todos los nuevos empleados

Estimamos la efectividad de la inducción desde el punto de vista de qué tan rápido el nuevo empleado puede funcionar a un nivel básico por su cuenta. Con la ayuda de iSpring, hemos reducido el tiempo de inducción de entre seis y ocho semanas a aproximadamente cuatro semanas.

Con la ayuda de iSpring, hemos reducido el tiempo de inducción de entre seis y ocho semanas a aproximadamente cuatro semanas.

Capacitación específica por rol

Después de que un empleado completa la inducción, la capacitación se vuelve específica de acuerdo con su rol. Por ejemplo, los empleados que trabajan con nuestros socios y clientes reciben la capacitación básica requerida para su trabajo: qué es una transferencia bancaria, qué es un préstamo, qué es una tarjeta de crédito.

Otro ejemplo es que hace algún tiempo eliminamos las líneas de cajeros tradicionales en Central One. Ahora se espera que los empleados de primera línea no solo realicen las transacciones básicas de cajero, sino que también promuevan productos y busquen oportunidades. Nuestros empleados de primera línea ahora están tomando capacitaciones de ventas tradicionales que antes eran solo para vendedores. Estas capacitaciones les brindan algo de práctica antes de interactuar directamente con un socio para ofrecerles esos tipos de productos.

Capacitación en ventas para empleados de primera línea

Si tenemos un nuevo producto, lanzamos una capacitación sobre el producto que incluye todos sus detalles y cómo promoverlo. Utilizamos simulaciones de conversación para ayudar a los empleados a practicar las habilidades de venta cruzada.

Simulaciones de conversación sobre técnicas de venta cruzada

A veces, contamos con capacitación que proporciona un proveedor externo. En estos casos, subimos sus materiales de capacitación en iSpring y personalizamos el curso para que se parezca a nuestras capacitaciones internas, haciendo que esté disponible en línea para cualquiera que no haya podido asistir a la capacitación presencial.

Crear materiales de capacitación con iSpring Suite

Con iSpring Suite, he creado alrededor de 100 cursos. La mayoría de ellos son cortos, de cinco minutos. Esto me brinda la oportunidad de cambiar fácilmente las cosas y actualizar la nueva información o eliminar y agregar contenido.

Cuando creo materiales de capacitación con iSpring, generalmente sigo el mismo proceso:

1. Obtener una idea para el curso
2. Crear un curso con iSpring Suite
3. Revisar el contenido
4. Cargar y supervisar la capacitación

Paso 1: Obtener una idea para el curso

La mayoría de las veces, la solicitud de capacitación proviene de uno de los departamentos, por ejemplo, cuando hay un nuevo producto, un nuevo proceso o cuando encontramos inconsistencias en la empresa o en el departamento. Algunas cosas son simplemente estratégicas para la empresa, como la capacitación en liderazgo.

Por lo general, recibo muchos materiales del departamento que solicita el curso. Cuando cuento con toda la información que necesito, voy directamente a iSpring Suite.

Paso 2: Crear un curso con iSpring Suite

Tardo aproximadamente una hora en armar un curso. Puedo tardar incluso menos si ya tengo una presentación en PowerPoint que solo estoy ajustando por medio de iSpring Suite, o puedo tardar un poco más si creo una narración o una grabación de pantalla. Todo depende de la complejidad del contenido.

Tengo diferentes fondos de nuestro edificio, así que puedo personalizar el contenido con nuestro vestíbulo real u otras ubicaciones. Luego, utilizo los personajes de la Biblioteca de contenido todo el tiempo. Todos tienen historias de fondo, son mis amigos, los adoro. Uso determinados personajes para cada tipo de capacitación. Por ejemplo, Stella siempre realiza mi capacitación en cumplimiento y Monica es una de mis formadoras de primera línea.

Capacitación en cumplimiento con Stella

También utilizo mucho QuizMaker para crear cuestionarios y encuestas. Algunas de las encuestas las utilizo para recopilar comentarios para mí, y otras las usamos para la capacitación en liderazgo. Por ejemplo, le damos a los empleados una situación y preguntamos: “¿Cómo reaccionarías? ¿Qué piensas sobre esto? ¿Cuál fue tu proceso de pensamiento al respecto?”. Y como no es un cuestionario que tenga calificación, pueden dar respuestas abiertas sin ser evaluados. Los resultados de la encuesta se envían al gerente de la persona, lo que les permite ver cómo respondieron a las preguntas.

Uso de encuestas para la capacitación en liderazgo

También utilizamos muchas simulaciones de diálogos, especialmente para la capacitación en ventas. Algunas de ellas son bastante complicadas, y les asigno puntos. Siempre que es posible, si hay una respuesta incorrecta, trato de que el curso les regrese al punto anterior y que puedan retomar desde ahí en lugar de empezar desde el principio.

Uso de simulaciones de conversación para la capacitación en ventas

También participo en muchos seminarios web de iSpring y he aprendido mucho de ellos. ¡Los temas han sido excelentes!

Paso 3: Revisar el contenido

Una vez que termino de crear el curso en iSpring Suite, reviso la ortografía y la gramática y envío el material al responsable del departamento. Debo asegurarme de que toda la información sea correcta y que el curso contenga todo lo necesario para capacitar a su personal.

Paso 4: Cargar y supervisar la capacitación

Después, subo el curso finalizado directamente al LMS. Una vez que el curso está listo, se tarda unos 30 segundos. Añado los permisos, envío los correos electrónicos que informan de que la capacitación está disponible, y a partir de ahí solo queda realizar un seguimiento de los plazos: ver quién lo ha tomado y quién no, reenviar correos y supervisar la capacitación.

Posteriormente, descargamos los informes de la capacitación y los guardamos por si alguna vez necesitamos presentarlos, ya sea para los auditores o para confirmar que alguien ha completado la capacitación. Dependiendo del tema, podemos obtener informes más detallados: «¿Cómo les fue en el cuestionario? ¿Cuántas veces lo tomaron?». Pero en la mayoría de los casos solo se trata de mantener un registro de quién ha completado la capacitación.

Seguimiento de la finalización con iSpring Learn

También realizamos encuestas para supervisar la calidad de la capacitación. Si es un curso de inducción, hacemos una revisión al mes con los nuevos empleados para averiguar si la capacitación les fue útil o no. Si es una nueva capacitación, coloco encuestas al final de diferentes capítulos en las rutas de aprendizaje para asegurarme de que el mensaje llegue correctamente a los empleados.

Uso de encuestas para supervisar la calidad de la capacitación

Capacitar con iSpring es muy fácil

Lo que me encanta de iSpring es lo sencillo que es hacer todo. Comienzas con PowerPoint, como lo harías normalmente, y ajustas el curso usando iSpring Suite. Luego, solo tienes que previsualizar el curso o publicarlo directamente en el LMS, ¡es muy rápido!

Y una vez en el LMS, es muy fácil organizar todo en carpetas, añadirlo a las rutas de aprendizaje y asignarlo a los empleados. ¡Es un producto increíblemente fácil de usar!