Cómo impartir formación obligatoria a empresas con un LMS
agosto 27, 2024
12 minutos 
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La formación obligatoria a empresas tiene mala fama. La palabra «obligatoria» ya hace que los empleados quieran huir. Pero, ¿y si te dijéramos que su realización puede salvar vidas? En 2021, 275 trabajadores murieron cada día en los Estados Unidos debido a condiciones laborales peligrosas. De ahí la importancia de los cursos obligatorios para trabajadores.
Las empresas deben proporcionar este conocimiento a su personal. Los capacita en la prevención de riesgos laborales (PRL), accidentes y violencia. Además, asegura que tu empresa cumpla con las disposiciones legales en cuestiones de higiene, salud, derechos o contratación.
Este artículo desglosa el quién, qué y por qué de la formación obligatoria en la empresa. Además, te mostramos cómo impartirla con un sistema de gestión de aprendizaje (LMS).
Imparte y gestiona la formación obligatoria a empresas con este LMS fácil de usar que incluye toda las funciones necesarias para cubrir una amplia gama de escenarios de aprendizaje
¿Qué es la formación obligatoria?
La formación obligatoria es aquella que una empresa considera esencial para sus empleados. Como su nombre indica, es obligatoria para todos los miembros del personal (o, a veces, para un grupo específico de personas).
También llamada formación de cumplimiento, asegura que las empresas cumplan con las normativas políticas y regulaciones necesarias.
No toda es requerida por la ley y varía de una industria a otra. Las organizaciones suelen implementarla para asegurar que todos los miembros del equipo cumplan con la misión de la empresa y su código de conducta interno, o para alcanzar un estándar ISO. Algunos ejemplos incluyen seguridad en el lugar de trabajo, primeros auxilios, protección de datos (RGPD), análisis de peligros y puntos control críticos (APPCC), leyes y regulaciones sobre prevención de blanqueo, derechos de diversidad e igualdad o prevención de violencias sexuales o acoso. En algunos casos, su incumplimiento puede traer consigo sanciones.
En resumen, estas medidas protegen al trabajador y al negocio al asegurar que todos los miembros del personal tienen el conocimiento necesario en materia de seguridad durante la jornada laboral para cumplir con los requisitos legales.
¿Quién necesita formación obligatoria?
Los cursos de formación son obligatorios para asegurar que los trabajadores tienen los conocimientos y habilidades necesarios para desempeñar su trabajo con seguridad. Los profesionales del sector de la salud, el derecho, el cuidado infantil, la ciberseguridad, las finanzas y la industria farmacéutica suelen tener que cumplir con esta obligatoriedad. También las organizaciones en entornos laborales de alto riesgo.
Ya sea que lo exija la ley o no, la mayoría de las organizaciones esperan que las personas que forman parte de ellas reciban algún tipo de formación profesional obligatoria.
¿Por qué usar un LMS para impartir formación obligatoria?
Impartir formación obligatoria regular a todos los empleados (especialmente cuando están dispersos) es uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas. Afortunadamente, la solución es un LMS.
Un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) es una plataforma con base en la web que se utiliza para crear, impartir y realizar un seguimiento de los programas de formación y desarrollo de los empleados de las empresas, como cursos en línea o aulas virtuales.
A continuación, te explicamos algunos de los beneficios del LMS:
- Flexibilidad. Se tiene acceso a las formaciones en cualquier momento y lugar.
- Costes de formación reducidos al no tener que pagar el coste de viajes, honorarios de los expertos, abogados, asesores, ni locales.
- Menor carga de trabajo para los equipos de L&D. Como el LMS automatiza los flujos de trabajo y reduce el tiempo y los recursos necesarios, los equipos de L&D pueden centrarse en actividades más urgentes.
- Formación consistente. Facilita las comprobaciones detalladas de calidad. Gracias a ello se logra mayor consistencia y que la formación corporativa esté alineada con la marca, valores y objetivos comerciales de la empresa.
- Datos de formación precisos. Los equipos de L&D pueden realizar un seguimiento de los resultados y generar informes detallados para demostrar que la empresa ha cumplido con su responsabilidad. Estos datos se pueden compartir con las partes interesadas y evaluar el retorno de inversión (ROI).
Para mejores resultados, opta por un LMS fácil de usar, lo suficientemente potente como para cubrir una amplia gama de escenarios de aprendizaje y de generación de informes.
En este sentido, iSpring Learn es un LMS fácil de usar que cubre todas las necesidades para el desarrollo de planes de educación para el personal, como la integración, la información sobre productos, la capacitación en ventas, procedimientos de producción, manipulación, prevención de blanqueo de capitales u otras cuestiones relacionadas con la aplicación de las normas en vigor.
¿Cómo puedes distribuir la formación obligatoria con un LMS?
En solo cuatro pasos, tienes la oportunidad de implementar un programa de formación en toda tu empresa. Sigue esta guía para aprender cómo hacerlo con iSpring Learn LMS.
Paso 1. Añadir a los alumnos
Primero registra a los empleados en iSpring Learn. iSpring te permite replicar la estructura de tu organización, lo que facilita el asignar, gestionar y supervisar cada actividad de aprendizaje.
Después puedes asignarles una serie de roles (con distintos tipos de permisos): administrador, administrador de la organización, autor y usuario o uno personalizado. Puedes crear fácilmente grupos de empleados de diferentes áreas o centros y asignarles formación específica o inscribir a departamentos completos según tu objetivo.
Uno de los beneficios de iSpring Learn es que te permite añadir un gran volumen de usuarios al instante mediante un archivo XLSX.
Paso 2. Subir cursos
Ahora, sube los contenidos que ya tienes aprovechándote de su reciclaje y transformación. Puedes importar presentaciones, cursos SCORM, vídeos y documentos a la plataforma de manera rápida y organizarlos en rutas de aprendizaje.
iSpring Learn te da la opción de crear rutas de aprendizaje secuenciales para asegurar que los empleados avancen en el programa autodirigido en el orden correcto. Son especialmente efectivas cuando hay obligación de que la lectura del curso se haga en un orden determinado y se evite el saltarse algún tema importante. Además, les da flexibilidad para completar la formación a su propio ritmo.
Si tu experiencia de uso parte desde cero, iSpring Learn viene con una herramienta de autoría integrada, iSpring Suite, con la que crear cursos atractivos, cuestionarios o exámenes con distintos tipos de preguntas, simulaciones de roles e interacciones.
iSpring Suite está integrado en PowerPoint, razón por la cual facilita la creación, publicación y planificación rápida de cursos de formación obligatoria con un solo clic.
Aquí tienes un ejemplo de un curso sobre seguridad contra incendios creado con iSpring Suite:
Paso 3. Automatizar las tareas de gestión de la formación
Otro de los beneficios de usar un LMS es que pone a tu disposición la automatización de las tareas de gestión. Estas en general son laboriosas y consumen mucho tiempo de tu jornada de trabajo. Incluso alguna vez te obliga al empleo de servicios de gestorías externas. Sin duda alguna esto tiene implicaciones prácticas: mejora de tu eficiencia y productividad y una reducción de tus costes.
Por ejemplo, puedes crear un grupo específico para los nuevos empleados. Cuando se agreguen nuevos empleados a este grupo, la plataforma los inscribirá automáticamente en los programas que tengan obligación de completar. La persona recibirá un correo electrónico informándoles de ello. Esto te ayuda en el manejo de los cambios en la plantilla, ya sea en el caso de nuevas entradas de talento, promoción interna o cambios de distribución por otros motivos.
Si la formación tiene una fecha límite de finalización, es posible la programación de un recordatorio automático que se envía a los usuarios que no hayan completado la formación dentro del plazo de duración asignado. Este servicio de contacto te ahorra un tiempo valioso, más si eres empresario o te estás beneficiando de algún tipo de financiación.
Además de estos aspectos, puedes configurar iSpring Learn para la obtención automática de un certificado de finalización tras la aprobación de cada curso. Usa la plantilla personalizable incorporada o crea y sube la tuya propia.
La mayoría de los cursos obligatorios para empresas 2024 deben repetirse regularmente, por ejemplo, anualmente, en función del puesto de trabajo. En la práctica, iSpring te permite automatizar este proceso con la función de reentrenamiento. Los miembros de las empresas reciben automáticamente un recordatorio para volver a tomar el curso dentro de la jornada. Simplemente estableces la fecha en la que debe ser recordado (en seis meses, un año, etc.) y el LMS se encarga con diligencia del resto.
Paso 4. Seguimiento de los resultados del plan de formación
El paso final (y quizás el más crítico) es hacer un seguimiento de los resultados. Tu empresa necesita mantener registros precisos y actualizados de todos los resultados de la formación objeto de obligaciones, con independencia de su tamaño. Los informes del LMS de esta forma proporcionan los medios a tu empresa para documentar y rastrear todas las actividades de aprendizaje.
Con el número de funciones de análisis e informes de iSpring Learn, puedes extraer informes detallados para la consulta fácil de los datos esenciales. El informe de Progreso del Alumno proporciona una visión completa del progreso de todos los empleados y la identificación de posibles incumplimientos. Puedes verificar cuántas formaciones se han completado, la cantidad de cursos vencidos y el desempeño individual. Esto es muy útil para asegurarse del cumplimiento de deberes y obligaciones en situaciones en las que se espera la inspección de auditores con el objetivo de evitar multas.
Es posible que necesites datos adicionales sobre el desempeño y evolución de un alumno concreto. En el informe de Resultados del Alumno puedes ver todos los cursos asignados a un emplead, y figura el tiempo que dedicó, su estado y la cantidad de intentos que le tomó aprobar el curso.
La función de informes integral de iSpring te permite rastrear otras métricas clave, como las horas totales de formación y el desgloses de respuestas. Nuestra guía de informes LMS (disponible en inglés) distingue cada métrica y cómo analizarla por tu cuenta. Examinar estos datos resalta puntos débiles o brechas en la formación obligatoria. Además, tiene la finalidad de subrayar las áreas donde el personal necesita más formación.
Probablemente necesitarás compartir los resultados de las operaciones de formación con otros interesados en la empresa. Con iSpring Learn, puedes automatizar informes y programar su envío a los miembros de tu equipo. Por ejemplo, puedes configurar fácilmente un informe mensual para que se envíe automáticamente al equipo de RRHH.
Nunca se sabe cuándo tu organización puede necesitar acceder a los informes. Almacenarlos de manera segura en un LMS significa que puedes iniciar sesión y recuperarlos cuando sea necesario (adiós a las copias en papel).
En conclusión
Un LMS es el mejor aliado cuando son obligatorios los cursos de formación. Te permite automatizar la formación, impartirla simultáneamente a empleados de todo el mundo y supervisar los resultados mediante informes completos. Los empleados tienen la capacidad de revisar la formación esencial cuando lo necesiten, protegiendo así a tu organización de posibles peligros de seguridad, protección o legales.
No olvides descargar la prueba gratuita de iSpring Suite de 14 días para comenzar a crear tus propios cursos de formación obligatoria a empresas.
