Qué es una matriz de habilidades y ejemplos de cómo crearla

En el mundo empresarial actual, la adaptabilidad es esencial. Por ello, una de matriz de habilidades, también llamada matriz de competencias, surge como una brillante herramienta estratégica.

Imagina una herramienta dinámica capaz de destacar los talentos diversos de tu equipo, al tiempo que traza el camino para que los empleados alcancen todo su potencial. Las matrices de competencias son un arma secreta para cualquier organización, pues ofrecen una gran combinación de conocimiento, eficacia y capacitación.

En este artículo, profundizamos en el concepto de matriz de habilidades del personal, explicamos sus beneficios para una empresa y ofrecemos ejemplos concretos de cómo realizar una matriz de habilidades y competencias que permita un incremento significativo en el desempeño de los empleados.

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¿Qué es una matriz de habilidades?

En esencia, la definición de matriz de habilidades es la de una herramienta dinámica que permite evaluar y clasificar las aptitudes y competencias existentes en la fuerza de trabajo de una organización.

A diferencia de las listas estáticas o las descripciones de puestos obsoletas, las matrices de competencias aportan dinamismo a la evaluación del talento al ofrecer una visión holística de las capacidades en varias dimensiones.

No se trata solo de marcar casillas, sino de comprender la profundidad y amplitud de los conocimientos de los posibles candidatos o de los empleados existentes dentro de la empresa.

Características principales de una matriz de competencias

Las matrices de competencias se caracterizan por su versatilidad. Pueden adoptar diferentes formas, desde simples tablas a sofisticadas matrices, adaptadas a las necesidades y complejidades únicas de cada organización.

Tanto si se trata de una pequeña empresa emergente como de una multinacional, las matrices de competencias se adaptan a su escala y alcance, proporcionando un marco personalizable para el proceso de gestión del talento.

Además, no se trata de herramientas estáticas, sino que deben adaptarse a los cambios en los distintos niveles de la organización. Con actualizaciones y revisiones periódicas, captan el movimiento de competencias dentro de la empresa, reflejando los cambios tecnológicos, las tendencias del sector y las prioridades estratégicas de cada puesto de trabajo.

Otra de las características clave que hacen a una matriz de habilidades una herramienta tan valiosa para las empresas es su capacidad para clasificar las competencias en múltiples dimensiones. Más allá de las competencias técnicas, abarcan las aptitudes interpersonales, las capacidades de liderazgo y los conocimientos especializados, lo que ofrece un retrato completo de los puntos fuertes y las áreas de crecimiento de cada empleado.

Podríamos decir que una matriz de habilidades y competencias es una radiografía detallada que permite a los especialistas de recursos humanos conocer a fondo a los equipos de trabajo y facilitar la implementación de estrategias de formación de la manera más acertada posible.

Para qué sirve una matriz de habilidades

Al ser un recurso tan adaptable, una matriz de competencias tiene diversos usos que pueden ser sumamente valiosos para gran cantidad de proyectos en una organización. Desde el entrenamiento y capacitación hasta los procesos de contratación, analizamos algunos de sus usos más comunes.

1. Evaluación del talento e identificación de brechas

Uno de los principales objetivos de una matriz de competencias es evaluar las fortalezas actuales de los trabajadores de una organización. Al comparar las competencias de cada empleado con las que requiere su puesto, las empresas pueden detectar carencias de conocimientos y experiencia.

Esta información permite implementar iniciativas de formación y desarrollo específicas para subsanar estas brechas, garantizando que la plantilla siga siendo ágil y esté bien equipada para hacer frente a la evolución de la demanda.

2. Asignación estratégica de recursos

Una matriz de competencias permite a las organizaciones colocar recursos estratégicamente, pues facilita asignar a cada empleado los proyectos o tareas adecuados en función de sus habilidades.

Al conocer las fortalezas y debilidades de los empleados, los directivos pueden optimizar la composición de los equipos, fomentando la colaboración y maximizando la productividad. En última instancia, esta atribución inteligente impulsa el rendimiento general de la empresa.

3. Gestión de la productividad y establecimiento de metas

Las matrices de competencias también sirven para gestionar el rendimiento de una empresa, pues proporcionan indicadores objetivos para evaluar los resultados de los empleados y establecer objetivos de desarrollo.

Al establecer una conexión entre los programas de desarrollo de habilidades individuales con el proyecto a gran escala de la empresa, los directivos pueden capacitar a los empleados para crecer en áreas que contribuyen directamente al éxito empresarial. Esto fomenta una cultura de mejora continua y responsabilidad, impulsando el rendimiento de los colaboradores.

4. Reclutamiento y onboarding

Las matrices de competencias desempeñan un papel crucial en los procesos de contratación e incorporación, ya que fundamentan las decisiones de contratación y facilitan la integración de los nuevos empleados en la organización.

Al definir claramente las aptitudes requeridas para las distintas funciones, el equipo de contratación puede identificar a los candidatos que poseen las competencias necesarias para sobresalir en su puesto de trabajo.

Ventajas de una matriz de competencias

A continuación, revisemos los distintos beneficios que ofrece el uso de una matriz de habilidades dentro de una organización en distintos niveles.

Mejor toma de decisiones

Implementar una matriz de habilidades en una empresa le otorga al equipo encargado de la toma de decisiones con información exhaustiva sobre los puntos fuertes y débiles de su plantilla. Al tener un conocimiento claro de las competencias disponibles en la organización, los líderes pueden tomar decisiones informadas sobre la asignación de proyectos, la asignación de recursos y la planificación estratégica. Esto conduce a una utilización más eficaz del talento y los recursos y, en última instancia, a mejores resultados empresariales.

Ejemplo práctico

Un director de equipo, que utiliza una matriz de competencias, identifica a un miembro del equipo que posee conocimientos avanzados de análisis de datos.

Cuando surge un nuevo proyecto que requiere un análisis de datos exhaustivo, el gestor asigna a este miembro del equipo la dirección del mismo, a sabiendas de que posee los conocimientos necesarios. Esta decisión conduce a una ejecución más eficiente y a resultados de mayor calidad.

Incremento en la satisfacción de los empleados

Cuando los empleados sienten que sus habilidades y contribuciones se valoran, es más probable que se sientan comprometidos y satisfechos en sus funciones. Una matriz de competencias ofrece un marco transparente para reconocer y recompensar a los empleados en función de sus capacidades y logros. Esto fomenta una cultura de aprecio y capacitación, lo que conduce a mayores niveles de motivación, productividad y retención.

Ejemplo práctico

Un empleado revisa su matriz de competencias actualizada durante una revisión del rendimiento y ve que su reciente curso en marketing digital ha sido reconocido y añadido a su perfil. Al sentirse valorado por sus esfuerzos y contar con feedback claro para la promoción profesional, el empleado se siente más motivado y comprometido con su posición, lo que conduce a una mayor satisfacción en el trabajo.

Planes de capacitación personalizados

Las matrices de competencias sirven como hojas de ruta para el desarrollo individual y organizativo al destacar las áreas de mejora y crecimiento. Con una comprensión clara de la brecha de competencias en la plantilla, las empresas pueden adaptar los programas de formación y desarrollo para abordar las necesidades y prioridades específicas.

Ejemplo práctico

Un encargado de recursos humanos analiza la matriz de conocimientos y habilidades del departamento de marketing e identifica una laguna en los conocimientos de comercialización en redes sociales. Como resultado, dicho responsable organiza sesiones de formación especializadas y talleres centrados en las habilidades de marketing en redes sociales para los equipos pertinentes.

Esta iniciativa de desarrollo específico ayuda a los miembros del equipo a adquirir las habilidades necesarias para seguir siendo competitivos en el panorama digital y atraer a más clientes potenciales.

Mitigación de riesgos

Las matrices de competencias ayudan a las organizaciones a mitigar los riesgos asociados a la escasez de talentos, la rotación y las lagunas en la sucesión. Al identificar de forma proactiva las habilidades clave y las posibles carencias, las empresas pueden desarrollar planes de contingencia para hacer frente a estos retos antes de que se conviertan en crisis.

Ejemplo práctico

Una empresa de fabricación utiliza una matriz de evaluación de desempeño y habilidades para identificar las habilidades críticas necesarias para los puestos operativos clave. Cuando un ingeniero senior anuncia su jubilación, la empresa ya tiene en marcha un plan de sucesión, ya que ha identificado y desarrollado a ingenieros junior con la habilidad necesaria para ocupar el puesto.

Este enfoque proactivo minimiza la interrupción de las operaciones y garantiza la continuidad de la producción.

Cómo hacer una matriz de habilidades

Llegó el momento de adentrarnos en los pasos necesarios para crear una matriz de habilidades en un formato que sirva para cualquier situación.

Únicamente lo queremos presentar como una guía que puedes adaptar según las necesidades de tu propia empresa y el sistema que utilices para evaluar las capacidades y destrezas de tu personal.

Paso 1: Identifica las habilidades y competencias clave

El primer paso en la creación de una matriz de competencias consiste en definir las habilidades y competencias clave relevantes para la organización y sus distintas funciones. Esto puede hacerse mediante un análisis del puesto de trabajo, consultas con expertos en la materia o llevando a cabo estudios especializados.

Es esencial tener en cuenta tanto las aptitudes técnicas como las interpersonales, que son fundamentales para el éxito en cada función.

Paso 2: Identifica los niveles de aptitud

Una vez identificadas las competencias clave, define distintos niveles de competencia para cada una de ellas. Estos pueden ir de básico a avanzado, o de principiante a experto, en función de la complejidad de la competencia y de los requisitos de la función.

Para esto, recomendamos crear una tabla que incluya cada una de las habilidades y asignar una puntuación a cada trabajador en función de cuán competente sea en cada una.

Paso 3: Recolecta datos sobre las capacidades de los colaboradores

Recopila datos sobre las habilidades y competencias que posee cada empleado de la organización. Esto puede hacerse mediante autoevaluaciones, valoraciones de los directivos, revisiones del rendimiento, registros de formación y certificaciones. Comprueba que los datos recopilados son precisos y están actualizados para proporcionar una base fiable para la matriz de competencias.

Aquí puedes aprovechar los sistemas de gestión del aprendizaje, como iSpring Learn, que facilitan la implementación de estos programas. Con sus capacidades para evaluar las aptitudes del personal y monitorizar su progreso, cuentas con la información necesaria para sustentar tu matriz y tus futuras iniciativas de capacitación.

Paso 4: Crea la estructura de la matriz

Diseña la estructura de la matriz por categorías, organizando las competencias en filas y los empleados o funciones en columnas. Utiliza una hoja de cálculo o un software especializado para crear la matriz, asegurándote de que sea visualmente clara y fácil de navegar.

Considera la posibilidad de clasificar la matriz de competencias en grupos relevantes para agilizar el proceso de evaluación.

Paso 5: Califica las habilidades del equipo

Utiliza una escala de valoración estandarizada o un sistema de puntuación numérica para asignar puntuaciones a cada habilidad. Puede resultar útil implicar a empleados y directivos en el proceso de evaluación para recabar diversas perspectivas y garantizar la equidad.

De esta manera, la ventaja de los valores numéricos es que permiten realizar cálculos para conocer el estado intermedio de los conocimientos de los equipos, y así decidir el tipo de entrenamiento que se necesita con mayor urgencia.

Paso 6: Analiza los datos

Una vez evaluadas todas las competencias de los empleados, integra los datos para rellenar la matriz de competencias. Calcula estadísticas resumidas, como los niveles medios de aptitud o las carencias de conocimientos, para obtener información sobre el panorama general de talentos dentro de la organización.

Se pueden utilizar herramientas de visualización, como tablas o gráficos, para presentar los datos de forma clara y práctica.

Paso 7: Toma las medidas necesarias

Toda esta información es ociosa si no se hace nada con ella. Utilízala para redefinir los objetivos de capacitación de la empresa con base al análisis de todos los datos.

Así, el equipo de formación puede canalizar todos sus esfuerzos en atender las necesidades de capacitación más urgentes y así crear un impacto inmediato en el personal. Además, es importante refinar y alimentar la matriz de capacitación frecuentemente para realizar todos los cambios pertinentes.

Ejemplos de matriz de habilidades

Para finalizar este artículo, queremos ofrecer algunos ejemplos concretos de una matriz de competencias en la vida real que puedes usar como base para crear la tuya propia.

En esta matriz de competencias se evalúa a un equipo multidisciplinario según su campo de conocimiento y su rol. Las casillas iluminadas con color determinan el nivel de cada uno de los miembros de ese equipo, y así se determina en qué áreas puede mejorar cada uno.

En este ejemplo de matriz de competencias y habilidades, se valora a empleados que desempeñan las mismas funciones y que pertenecen al mismo equipo. Se le asigna un valor numérico a cada habilidad para determinar las oportunidades de mejora a través de programas de capacitación.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el objetivo de una matriz de competencias?

El objetivo de una matriz de competencias es el de tener una herramienta que permita conocer las fortalezas y debilidades del personal para tomar acciones concretas para mejorar sus capacidades.  

¿Cuál es la diferencia entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias?

Ambos conceptos se refieren a la misma herramienta. Lo que puede cambiar es que cada matriz se fija en habilidades o competencias distintas según la industria y los objetivos de cada empresa. 

¿Cómo ayuda el software de matriz de habilidades?

Existen distintos software que pueden ayudar a alimentar una matriz de habilidades mediante métricas que midan el progreso de cada trabajador. Esto ayuda a una mejor implementación de un programa de capacitación. 

Consideraciones finales

Como puedes ver, una matriz de competencias es una herramienta sumamente poderosa para potenciar cualquier iniciativa de formación y aprendizaje. Además, sus numerosas aplicaciones en el ámbito empresarial, la convierten en un recurso que todo profesional del e-learning debe dominar.