Muebles Jamar: Cómo lograron agilizar la capacitación, reducir la rotación de personal y ahorrar dinero

Andrés Guzmán Ortega

Muebles Jamar es la empresa líder de la industria del mueble en Colombia. El primer almacén de muebles Jamar fue abierto en 1951 en Barranquilla y actualmente la empresa tiene más de 35 unidades externas de producción y uno de los mayores centros de distribución de América Latina. Cuenta con más de mil empleados, y desde 2007 la marca también está presente en Panamá. La compañía es considerada como el Ikea colombiano y también ofrece financiación a sus clientes.

El anterior jefe de calidad y formación, nos habla sobre cómo usaron iSpring para ofrecer capacitación durante la pandemia, el proceso de capacitación actual y nos explica los resultados medibles que han obtenido.

El proceso de capacitación anterior

Antes de la pandemia la capacitación que ofrecíamos a nuestros empleados era 100% presencial y necesitábamos mucho personal para impartirla, sobre todo a nuestros cajeros, que están repartidos por toda Colombia. El tiempo necesario para capacitar a un cajero era de aproximadamente 15 días, y después de esos 15 días se les hacía un acompañamiento para comprobar que estaban aplicando los conocimientos aprendidos. Pero dado que era un puesto de trabajo con un alto índice de rotación de personal, teníamos que dedicar mucho tiempo a la capacitación y no teníamos tiempo suficiente para realizar el acompañamiento.

La necesidad de implementar e-learning

La rotación de los empleados seguía aumentado y esto nos habría obligado a contratar muchos más capacitadores, un gasto importante para la empresa. Ese fue el momento en el que nos dimos cuenta de que este método presencial ya no era sostenible y necesitábamos herramientas que nos permitieran impartir capacitación virtual. Así que antes de la pandemia compramos iSpring Suite y iSpring Learn y comenzamos a crear contenido para los distintos puestos de trabajo, empezando por los cajeros, que era el puesto principal. Una vez implementado el proceso, nos dimos cuenta de que el tiempo de capacitación pasó de 15 días (100% presencial) a 8 días (20% presencial y 80% virtual gracias a la herramienta).

La herramienta era muy intuitiva y a nuestros empleados les resultó muy fácil usarla. Podían abrirla en una computadora o en el celular, aprendían viendo videos y la información proporcionada era mucho más concreta y la calidad del contenido era mejor. Así que, antes de la pandemia, iSpring nos ayudó a ahorrar dinero al evitar que contratáramos más personal y también nos ayudó a reducir el tiempo de capacitación de 15 a 8 días.

¿Por qué iSpring?

Antes de elegir iSpring, comparamos todas las herramientas disponibles en el mercado. Muchas de estas herramientas ofrecían funciones que nosotros no necesitábamos, pero iSpring tenía exactamente las características que buscábamos. Para nosotros era muy importante que la herramienta tuviera una aplicación móvil, porque a veces no teníamos computadoras suficientes y teníamos que esperar a que alguien terminara de usar un equipo para poder usarlo. Con la app móvil de iSpring nuestros empleados podían hacer la capacitación usando sus celulares. El precio también era muy atractivo y el hecho de que podíamos pagar solo por los usuarios activos también nos pareció muy conveniente.

Otra cosa que buscábamos era que la herramienta fuese intuitiva y fácil de usar, tanto para los que creaban la capacitación, como para los empleados. Algunos de nuestros empleados son personas mayores de 50 años y no sabíamos si les iba a resultar fácil usar una herramienta de este tipo. Anastasia, Customer Success Manager en iSpring, nos hizo una presentación y entonces vimos que era exactamente lo que estábamos buscando.

Qué empleados reciben capacitación

Al principio empezamos creando contenido de capacitación para los cajeros, porque era el puesto que mayor rotación tenía. Después pasamos a otros empleados, como los visitadores de campo y los agentes del Contact center. Todavía no hemos terminado de crear capacitación para todos los empleados, pero creemos que terminaremos a mediados del año que viene.

La capacitación durante la pandemia

Durante la pandemia tuvimos que cambiar el proceso de capacitación de un día para otro. Usábamos iSpring Suite para crear el contenido, lo subíamos a iSpring Cloud y enviábamos los enlaces a los empleados por grupos de WhatsApp. El contenido era microlearning, no eran cursos largos sino cápsulas de información de tres minutos de duración cómo máximo en las que explicábamos los cambios a los empleados. Estos recibían la información, hacían una simulación y al final hacían una prueba para ver si lo habían entendido todo correctamente. Enviábamos casi tres por semana, y este fue el procedimiento que usamos durante la pandemia.

Cómo usamos iSpring ahora

Antes creábamos contenido con iSpring Suite, lo subíamos a iSpring Cloud y compartíamos los enlaces de acceso. Durante la pandemia la situación cambiaba constantemente y necesitábamos actualizar permanentemente el contenido. Ahora esta necesidad ha desaparecido y usamos iSpring Cloud principalmente para revisar el contenido. A finales del año pasado empezamos a usar también iSpring Learn.

Nosotros ofrecemos capacitación mixta porque en nuestra opinión es mucho más fácil adquirir conocimientos de esta manera. El 20 % de la capacitación es presencial para que los empleados puedan aclarar las dudas que tengan y consoliden sus conocimientos.

Actualmente la rotación de empleados en la compañía es muy baja, casi nula, pero nosotros seguimos creando contenido en iSpring Learn. Hemos creado capacitación completa para el puesto de cajero, los visitadores de campo y los agentes del Contact center. Cuando un empleado se incorpora a la empresa, recibe instrucciones para acceder a la plataforma de iSpring y empezar la formación. En Colombia la jornada laboral tiene 8 horas y un nuevo empleado pasa 6 horas aprendiendo en la plataforma y 2 con un capacitador, ya sea de manera remota o cara a cara, para resolver cualquier duda y profundizar.

Nuestra empresa tiene unos mil empleados en total y aunque actualmente no hay mucha rotación, contratamos uno o dos empleados nuevos cada mes. Cuando se incorporan a la empresa reciben todas las instrucciones que necesitan para empezar la capacitación online.

Nos gusta humanizar la formación y por esto nuestros cursos incluyen videos en los que damos la bienvenida a los empleados. Además de videos también usamos iSpring para crear grabaciones de pantalla con la voz del capacitador y simulaciones. Estos son los tres tipos de contenido que más creamos con iSpring.

Resultados medibles y feedback de los empleados

A nuestros empleados les encantan los cursos, no les parecen para nada aburridos y el contenido les parece muy fácil de entender. La capacitación es muy dinámica, aprenden de forma rápida y les gusta. Además, la herramienta les parece muy fácil de usar e intuitiva.

Con la capacitación remota evitamos muchos de los inconvenientes de la capacitación presencial, como las interrupciones cuando uno de los empleados llega tarde, por ejemplo. Los empleados pueden aprender desde cualquier lugar y pueden elegir su propio horario.

Gracias a iSpring hemos conseguido una tasa de rotación de personal baja y hemos reducido el tiempo de capacitación de 15 días a 8, casi la mitad. Los vicepresidentes de la compañía están gratamente sorprendidos.