Qué es el organigrama de una empresa y cómo crear el organigrama de tu equipo
septiembre 22, 2024
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Cuando se gestiona un equipo, mantener a todos alineados y comprender la estructura de la empresa es crucial para el éxito. A medida que una empresa crece, también lo hacen las complejidades de las funciones y responsabilidades, por lo que es esencial visualizar cómo encaja cada parte del equipo.
Tener una representación clara de la cadena de mando no sólo ayuda a mejorar la comunicación, sino que también aclara las líneas jerárquicas y los procesos de toma de decisiones. En este artículo, exploraremos qué es un organigrama empresarial. Una potente herramienta para estructurar a los miembros de una organización y facilitar las acciones de recursos humanos, y te orientaremos sobre cómo crear una adaptada específicamente a las necesidades de tu equipo.
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Qué es un ogranigrama de una empresa
El concepto de organigrama de empresa es una representación visual de la estructura interna de una organización. En él se describen las funciones, responsabilidades y relaciones entre las personas de una empresa, lo que ayuda a aclarar cómo se estructuran los equipos y quién rinde cuentas a quién.
Normalmente, el organigrama administrativo se organiza en un formato jerárquico, con los puestos de mayor nivel en la parte superior y las funciones de nivel inferior debajo de ellos. Un organigrama empresarial ofrece una instantánea de la cadena de mando de la organización, lo que facilita la comprensión del flujo de información, la autoridad para tomar decisiones y la interconexión entre los distintos departamentos o funciones.
El organigrama funcional tienen distintos formatos en función de las necesidades y la complejidad del equipo. Aunque el organigrama jerárquico tradicional es el más habitual, también existen organigramas matriciales, que muestran las funciones de los miembros del equipo en múltiples líneas jerárquicas, y organigramas planos, que reflejan organizaciones con menos niveles de gestión dentro de la empresa.
Cada uno de los tipos de organigramas tiene una finalidad distinta, pero en última instancia ofrece la misma ventaja clave: una visualización clara que mejora la comprensión de la dinámica del equipo. Tanto si su empresa es grande como pequeña, un organigrama ayuda a los empleados a comprender su lugar en el conjunto y cómo su trabajo contribuye a los objetivos generales.
Cuál es la función de un organigrama empresarial
Además de tener una representación de la estructura organizativa y cómo se acomodan los distintos puestos de trabajo en la organización, un organigrama institucional cumple diversas funciones:
Aclara la estructura organizativa
Una de las principales funciones de organigrama laboral es definir claramente la estructura jerárquica de un equipo, departamento o empresa. Indica de quién depende cada empleado, lo que facilita que todos entiendan las líneas de autoridad y responsabilidad. Esto ayuda a evitar confusiones en la toma de decisiones y garantiza que los miembros del equipo sepan a quién dirigirse en busca de orientación o apoyo.
Mejora la comunicación
Un organigrama general de una emprea promueve una mejor comunicación al ilustrar cómo están conectados los distintos equipos y personas. Con un diagrama visual de cómo interactúan los departamentos, los empleados pueden identificar fácilmente a quién dirigirse para cuestiones concretas, lo que reduce los cuellos de botella y agiliza el flujo de información. Esto resulta especialmente útil en las grandes empresas, donde los canales de comunicación pueden resultar confusos.
Fortalece la claridad de roles
Según el tipo de organigrama, puede aclarar las funciones y responsabilidades. Describe el alcance de cada puesto, ayudando a los empleados a comprender no sólo sus propias obligaciones, sino también las de sus compañeros. Así se evita el solapamiento de funciones y se garantiza que todo el mundo tenga claro quién es responsable de qué, lo que fomenta un entorno de trabajo más eficiente.
Apoya la planeación estratégica
Un diagrama empresarial es una herramienta valiosa para la dirección durante la planificación estratégica. Al ofrecer una visión clara de la estructura actual, la dirección puede evaluar si el equipo cuenta con el personal adecuado y está alineado para cumplir los objetivos empresariales. También ayuda a identificar lagunas de talento o áreas en las que puede ser necesaria una reorganización para mejorar el rendimiento o la escalabilidad.
Facilita el crecimiento de la empresa
A medida que las empresas crecen, mantener la estructura es cada vez más importante. Un organigrama sirve de hoja de ruta para escalar, ayudando a definir nuevas funciones y responsabilidades a medida que el equipo se amplía. Al proporcionar una base para comprender la jerarquía actual, permite transiciones fluidas al añadir nuevos empleados o departamentos, garantizando que la organización crezca de forma estructurada y eficiente.
Tipos de organigramas de una empresa y ejemplos
Existen diversos tipos de organigramas para aplicarlos según la estructura organizativa de cada empresa u organización. Cada uno cumple distintos objetivos y sus casos de uso pueden ser específicos según el ámbito de control o el tipo de empresa.
A continuación, enlistamos los más relevantes.
Organigrama vertical
Un organigrama vertical es la estructura más tradicional y ampliamente utilizada, ordenada jerárquicamente de arriba abajo. Comienza con el liderazgo en la cúspide, normalmente el director general o la alta dirección, con las capas subsiguientes de mandos intermedios, supervisores y empleados por debajo de ellos. Este formato hace hincapié en una clara cadena de mando y suele utilizarse en empresas con una estructura descendente más rígida.
Ejemplo
En una gran empresa como Walmart, el organigrama del equipo de trabajo define claramente la cadena de autoridad, desde el director general hasta los gerentes regionales, los directores de tienda, los supervisores de departamento y, por último, los empleados. Esto ayuda a garantizar un proceso de toma de decisiones racionalizado en una organización tan vasta.
Organigrama horizontal
En cambio, un organigrama horizontal, también conocido como estructura plana, se centra en menos niveles jerárquicos. Este tipo de organigrama hace hincapié en la colaboración y la igualdad de poder de decisión entre los empleados, reduciendo a menudo los niveles de gestión para fomentar un entorno de trabajo más flexible y ágil.
Ejemplo
Una startup como Buffer, que valora la transparencia y la comunicación abierta, utiliza una estructura horizontal. Aquí, los equipos tienen más autonomía y la organización fomenta la colaboración sin una jerarquía de gestión estricta, lo que permite una toma de decisiones y una innovación más rápidas.
Organigrama mixto
El organigrama mixto combina elementos de estructuras verticales y horizontales. Muestra una jerarquía tradicional, pero incorpora aspectos de colaboración entre departamentos. Este tipo de organigrama es ideal para empresas que requieren un equilibrio entre estructuras jerárquicas claras y un trabajo flexible y en equipo.
Ejemplo
En empresas como Google, se necesita tanto un liderazgo fuerte como equipos colaborativos y multifuncionales. Un organigrama mixto lo refleja, con directivos que supervisan departamentos pero que también permiten a los empleados trabajar en equipos basados en proyectos que abarcan varios niveles de la organización.
Organigrama funcional
Un organigrama funcional organiza a los empleados según sus funciones o especialidades, como marketing, finanzas y operaciones. Esta estructura permite una clara supervisión y especialización de los departamentos, al tiempo que garantiza que cada función esté alineada con los objetivos de la empresa.
Ejemplo
Una empresa como Procter & Gamble utiliza un organigrama funcional para dividir a los empleados en grupos especializados, como desarrollo de productos, marketing y gestión de la cadena de suministro. Esta configuración ayuda a la empresa a centrarse en la especialización y la optimización de procesos dentro de cada departamento, manteniendo al mismo tiempo la estrategia empresarial global.
Organigrama departamental
Un organigrama de departamento o departamental, a menudo similar al organigrama funcional, agrupa a los empleados por departamentos o unidades. El organigrama desglosa la empresa en divisiones claras, cada una de las cuales se centra en un área específica del negocio. Sin embargo, a diferencia del organigrama funcional, esta estructura suele ser menos especializada y más general.
Ejemplo
Ford Motor Company utiliza un organigrama departamental, en el que los equipos se dividen en departamentos como fabricación, ventas y atención al cliente. Cada departamento funciona de forma semiindependiente, pero depende de la misma estructura corporativa, lo que permite a la empresa gestionar sus operaciones globales con mayor eficacia.
Organigrama de matriz
El organigrama matricial o de matriz es más complejo, con empleados que dependen de varios directores, tanto por función como por proyecto. Esto permite a las empresas ejecutar múltiples proyectos simultáneamente, con empleados que a menudo trabajan bajo las órdenes de más de un supervisor, lo que fomenta la adaptabilidad y la colaboración entre distintos equipos.
Ejemplo
En General Electric (GE), los ingenieros pueden depender tanto del jefe de su departamento de ingeniería como de un jefe de proyecto que supervise una línea de productos específica. Esta estructura permite a la empresa seguir siendo flexible e innovadora, sobre todo a la hora de gestionar proyectos complejos y multidisciplinares.
Organigrama circular
Un organigrama circular representa la estructura de la empresa en círculos concéntricos y no en una jerarquía descendente. En este organigrama, la dirección se sitúa en el centro, y varios equipos o departamentos se ramifican a partir del núcleo, simbolizando la colaboración y la igualdad de importancia entre funciones.
Ejemplo
La agencia de publicidad R/GA emplea un organigrama circular para fomentar la creatividad y la colaboración. En lugar de seguir una jerarquía estricta, departamentos como estrategia, diseño y desarrollo giran en torno a un liderazgo central, fomentando la comunicación abierta y la toma de decisiones compartida entre los equipos.
Organigrama basado en productos
Un organigrama basado en productos agrupa a los empleados en función de las distintas líneas de productos o servicios que ofrece la empresa. Esto permite que cada equipo de producto funcione de forma semiindependiente, al tiempo que rinde cuentas a la dirección. Es especialmente útil para empresas con varias líneas de productos que requieren una supervisión específica.
Ejemplo
Apple utiliza un organigrama basado en productos, en el que los equipos se dividen por productos, como iPhones, iPads y MacBooks. Cada división de productos tiene su propia dirección y equipos de desarrollo, marketing y ventas, lo que permite a la empresa innovar y gestionar eficazmente las distintas líneas de productos.
Cómo hacer un organigrama de una empresa
Crear un organigrama puede parecer una tarea sencilla, pero dedicar tiempo a planificarlo y ejecutarlo con cuidado puede tener un impacto significativo en la eficacia y claridad de su equipo. Tanto si creas uno desde cero como si revisas un organigrama existente, seguir una serie de pasos claros garantiza que el producto final sea preciso, relevante y beneficioso para todos los miembros de la organización.
A continuación, te mostramos cómo elaborar el organigrama de una empresa. Además, ofrecemos consejos y mejores prácticas para garantizar que tu organigrama sea una herramienta valiosa para el éxito de tu equipo.
Paso 1: Identificar el propósito del organigrama empresarial
Antes de empezar a crear un organigrama, es esencial determinar su finalidad. ¿El organigrama es para la claridad interna, para ayudar a los miembros del equipo a entender las líneas jerárquicas y las responsabilidades? ¿O es para que las partes interesadas externas visualicen cómo está estructurada la empresa?
Determinar la finalidad ayudará a orientar el diseño y el contenido del organigrama. Por ejemplo, un organigrama para uso interno puede hacer hincapié en las funciones detalladas, mientras que uno para partes interesadas externas puede centrarse más en la estructura general.
Consejo: Definir claramente la finalidad del gráfico puede evitar complicaciones innecesarias y garantizar que el producto final cumpla eficazmente la función prevista. Esto mejorará la comunicación y ayudará a agilizar los procesos internos.
Paso 2: Recopila información detallada de roles y cadenas de mando
Una vez que el propósito está claro, el siguiente paso es recopilar información precisa sobre las funciones dentro de tu organización. Habla con los jefes de departamento, directores y jefes de equipo para asegurarse de que dispones de información actualizada sobre quién informa a quién y el alcance de las responsabilidades de cada función. Presta especial atención a las líneas jerárquicas no oficiales, como las funciones de tutoría o basadas en proyectos, ya que también pueden influir en la dinámica del equipo.
Consejo: Entrevista a los jefes de departamento y a los miembros del equipo para asegurarte de que captas toda la información pertinente. Así se garantiza que el organigrama refleje la estructura real de la empresa y se evitan confusiones a la hora de tomar decisiones estratégicas o aclarar responsabilidades laborales.
Paso 3: Elige el tipo de organigrama empresarial correcto
Antes de crear el organigrama para la empresa, es necesario seleccionar el tipo apropiado. Dependiendo de tu modelo de negocio, tamaño y estructura del equipo, puedes necesitar un organigrama vertical, horizontal o mixto. Por ejemplo, las organizaciones más grandes y jerárquicas pueden beneficiarse de un organigrama vertical, mientras que los equipos más pequeños y ágiles pueden encontrar más adecuado un organigrama horizontal. Si tu empresa trabaja en equipos basados en proyectos, un organigrama matricial podría ser lo más adecuado.
Consejo: Revisa los tipos de organigramas de los que hemos hablado antes en el artículo y elige uno que se ajuste a la estructura y el flujo de trabajo de tu equipo. El formato correcto mejorará la claridad de las funciones y la toma de decisiones, ventajas clave que, en última instancia, redundarán en un mayor rendimiento de la organización.
Paso 4: Crea la estructura básica
Ahora que dispones de la información necesaria y has elegido un formato, es hora de empezar a elaborar el organigrama. Empieza por la cúspide de la jerarquía, como el director general o el equipo directivo, y ve descendiendo hasta incluir a directivos, jefes de equipo y empleados. Representa claramente cada departamento y asegúrate de que las líneas jerárquicas sean fáciles de seguir.
Consejo: Utiliza herramientas profesionales como iSpring Learn o programas de organigramas en línea para asegurarte de que tu organigrama sea claro y visualmente atractivo. Un organigrama bien diseñado mejora la comprensión y reduce el riesgo de confusión. Busca la sencillez y evita diseños recargados que dificulten la interpretación de la estructura.
Paso 5: Agrega la descripción de roles y funciones
Incluir una breve descripción de las responsabilidades de cada función puede aportar más claridad. Esto es especialmente útil para las nuevas contrataciones o cuando los empleados pasan de un equipo a otro. Una o dos frases debajo de cada puesto pueden ayudar a los empleados a entender no sólo quién ocupa cada puesto, sino también lo que implica en términos de tareas diarias y objetivos estratégicos.
Consejo: Añadir descripciones de funciones es una forma eficaz de mejorar la claridad de las funciones, una ventaja clave de los organigramas. Cuando los empleados conocen el alcance de sus responsabilidades y las de sus colegas, se produce un menor solapamiento, una mejor colaboración y un flujo de trabajo más fluido. Esto repercutirá directamente en la productividad y la satisfacción laboral.
Paso 6: Analiza y obtén retroalimentación
Una vez elaborado el organigrama, revísalo detenidamente para asegurarte de que es preciso y completo. Presenta el borrador a los jefes de departamento o a los miembros clave del equipo para recabar sus opiniones y asegurarte de que el organigrama representa con exactitud la estructura actual de la organización. Ten en cuenta que el organigrama debe ser dinámico y flexible, y adaptarse a medida que la empresa crece o se reestructura.
Consejo: Actualiza periódicamente el organigrama para reflejar los cambios en la estructura del equipo, las nuevas contrataciones o los cambios en las responsabilidades. Los organigramas obsoletos pueden crear confusión y provocar falta de comunicación. Realiza una revisión trimestral o bianual para asegurarte de que el organigrama sigue siendo relevante y útil.
Paso 7: Comparte el organigrama con los empleados
Tras realizar los ajustes finales en función de los comentarios recibidos, es hora de compartir el organigrama con el equipo. Explica el propósito del organigrama y cómo puede utilizarse como herramienta para mejorar la comunicación y comprender las funciones dentro de la organización. Pon el organigrama a disposición de todos los empleados, ya sea a través de un sistema interno, el LMS donde se realicen las capacitaciones u otro sistmea interno.
Consejo: Compartir el organigrama de forma eficaz y explicar sus ventajas, como la clarificación de la estructura jerárquica y la mejora de la comunicación, puede aumentar significativamente su impacto. Anima a los miembros del equipo a que consulten el organigrama cuando colaboren entre departamentos o cuando se incorporen nuevos empleados, lo que contribuirá a mantener la claridad en toda la organización.
Paso 8: Actualiza el cronograma con regularidad
Un organigrama no es un proyecto de una sola vez; debe evolucionar a medida que la empresa crece o cambia. Acostúmbrate a actualizar el organigrama cada vez que haya cambios significativos en la estructura del equipo, nuevas contrataciones, ascensos o cambios departamentales. Mantener el organigrama actualizado asegura que siga siendo una herramienta eficaz para la comunicación y la planificación estratégica.
Consejo: Establece un calendario recurrente para la actualización del organigrama. Esto puede coincidir con eventos clave de la empresa, como revisiones trimestrales o reuniones anuales de planificación. Un organigrama actualizado evita la confusión de funciones y garantiza que tu organización se mantenga alineada con sus objetivos estratégicos, mejorando el rendimiento a largo plazo.
Consideraciones finales
Un organigrama es mucho más que una representación visual de la estructura de una empresa: es una poderosa herramienta que puede mejorar la comunicación, aclarar las funciones y agilizar la toma de decisiones.
Siguiendo los pasos descritos en este artículo, puedes crear un organigrama que no sólo refleje la organización actual de tu equipo, sino que también favorezca el crecimiento, la colaboración y la eficacia.
Tanto si eliges un formato vertical, horizontal o mixto, la clave está en asegurarte de que el organigrama se actualiza con regularidad y se adapta a las necesidades específicas de tu organización. Si se hace con cuidado, el organigrama se convierte en la piedra angular de un equipo que funciona bien, mejora el rendimiento general y garantiza que todo el mundo sepa cuál es su lugar en el conjunto.
Preguntas frecuentes
¿Dónde se encuentra el organigrama de una empresa?
El organigrama generalmente se encuentra en el sistema interno de la empresa, la intranet, o en archivos compartidos accesibles para todos los empleados.
¿Cuál es el objetivo del organigrama de una empresa?
El objetivo es clarificar la estructura interna, facilitar la comunicación, y mejorar la comprensión de las responsabilidades y los flujos de trabajo.
¿Qué contiene un organigrama de una empresa?
Contiene los roles, responsabilidades y líneas de reporte de cada miembro del equipo, mostrando cómo se interconectan los departamentos o áreas de la empresa.
