¿Qué es OJT training? Claves para la capacitación
febrero 19, 2025
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El OJT Training o capacitación en el trabajo por sus siglas en inglés es una poderosa herramienta para desarrollar a los empleados y permitirles que alcancen su máximo potencial.
La formación en el puesto de trabajo recibe muchos nombres: aprendizaje práctico, aprendizaje a través de la práctica o tutoría laboral. Es el tipo de solución de formación y desarrollo de habilidades que es tan simple que a menudo se pasa por alto. En este artículo profundizamos en el concepto de «on the job training» y proporcionamos consejos para implementar este enfoque en tu empresa.
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Definición de OJT training
Se entiende por capacitación en el puesto de trabajo es un método de aprendizaje en el que los empleados aprenden procesos relacionados con sus funciones laborales al observar y realizar tareas dentro de la empresa. La formación en el lugar de trabajo se enfoca en integrar a los empleados a su entorno laboral y a las funciones que realizan en el día a día.
Por lo general, este tipo de formación se utiliza en empleados recién incorporados, aunque también es muy útil cuando hay cambios de funciones en la empresa o cuando se introducen nuevos procesos.
Durante la formación en el puesto de trabajo, los trabajadores nuevos son guiados por miembros del equipo más experimentados. El alumno suele acompañar a su compañero de trabajo o mentor para observar las tareas realizadas durante una jornada laboral típica. Tras un periodo de observación y explicación, se permite al alumno realizar un trabajo o tarea específicos que haya observado.
Comúnmente la formación en el empleo sucede dentro de la misma compañía. Sin embargo, hay empresas especializadas, especialmente en Estados Unidos, que ofrecen oportunidades OJT para participantes que se encuentran en búsqueda activa de oportunidades laborales.
Capacitación en el trabajo y fuera del trabajo
La formación en el lugar de trabajo y la formación fuera del puesto de trabajo se complementan mutuamente, pues ofrecen a las empresas enfoques flexibles para desarrollar a sus aprendices.
La formación en el puesto de trabajo tiene lugar directamente en el entorno laboral, lo que permite a los empleados adquirir experiencia práctica mientras realizan tareas reales. Este enfoque práctico acelera el aprendizaje, ya que sumerge a los empleados en los procesos, herramientas y cultura de la empresa.
Por otro lado, la formación fuera del puesto de trabajo tiene lugar fuera del entorno laboral habitual, normalmente en aulas, módulos en línea o talleres. Este tipo de capacitación está diseñado para enseñar conocimientos teóricos, habilidades generales o habilidades blandas como el liderazgo, la comunicación o la gestión del tiempo. Por ejemplo, un colaborador que aprenda técnicas de servicio al cliente en un centro de formación podría aplicarlas durante su siguiente sesión de formación en el lugar de trabajo.
Tipos de capacitación en el trabajo
Existen dos tipos de formación en el trabajo, cada uno con ventajas y especificaciones distintas. Sin embargo, ambos son complementarios y los empleadores o especialistas en recursos humanos pueden combinarlos para obtener los mejores resultados a la hora de crear un programa de formación.
Capacitación en el lugar de trabajo no estructurada
No suele tener un programa de formación fijo. El recién contratado observa o trabaja junto a un compañero con experiencia. El compañero, actuando como coach, selecciona las tareas y actividades que quiere que aprenda el individuo a quien mentorea.
Este tipo de formación funciona mejor para puestos limitados en una empresa que requiere que los aprendices realicen tareas bien definidas de manera constante. Por ejemplo, si contratas a un recepcionista para tu clínica médica, tendrás que enseñarle a rellenar el cuestionario de inscripción, contar el dinero en efectivo y trabajar con el software de programación de horarios.
Por otro lado, si contratas a un trabajador de mantenimiento de maquinaria, tienes que explicarle cómo realizar pruebas básicas de diagnóstico, comprobar el rendimiento de la máquina y probar las piezas dañadas de la máquina para determinar si son necesarias reparaciones importantes.
Capacitación en el lugar de trabajo estructurada
Se diseña e imparte de forma metódica y bien definida. Suele incluir un programa de formación claro con tareas, instrucciones y una duración predeterminada. Así mismo, puede impartirse con apoyo de tecnologías para el aprendizaje. Cada persona completa el mismo programa de formación y las mismas actividades para un determinado puesto de trabajo. Por ejemplo, puedes crear un programa de aprendizaje independiente para todo el personal del centro de llamadas, un equipo de ventas o todos los trabajadores de la construcción de carreteras.
Ejemplos de este tipo de formación incluyen la simulación de llamadas de venta, programas de técnicas de negociación o la formación de líderes de equipos de trabajo.
Ventajas del On Job Training
A continuación exponemos las principales ventajas que tiene el on the job training para cualquier empresa:
Aplicación inmediata de las habilidades. La formación en el lugar de trabajo permite que los empleados apliquen lo aprendido en tiempo real. A diferencia de enfoques teóricos, el colaborador está expuesto a tareas y procesos relevantes para sus funciones, lo que acelera su alistamiento para el trabajo y reduce la brecha entre la capacitación y la ejecución.
Solución de capacitación con efectividad de costos. Debido a que este método se realiza dentro de un entorno de trabajo existente, las compañías ahorran en costos asociados a la capacitación, viáticos e infraestructura. Además, los empleados más experimentados pueden actuar como formadores para el equipo, lo que reduce aún más la necesidad de recursos externos.
Personalización según los requerimientos del empleo. El OJT se adapta a los procesos y herramientas específicos de la empresa. En lugar de lecciones genéricas, los empleados aprenden habilidades directamente relacionadas con sus tareas cotidianas.
Pasos para iniciar con la capacitación en el lugar de trabajo
A continuación ofrecemos una lista paso a paso de cómo incorporar este método en las organizaciones que deseen aprovechar sus beneficios.
1. Identificar las necesidades
Antes de implementar el OJT, es de suma importancia evaluar las capacidades, habilidades y procesos específicos que los empleados necesitan desarrollar para su crecimiento laboral. Esto puede realizarse a través de evaluaciones de rendimiento, feedback por parte de un supervisor o la revisión de descripciones de puestos de trabajo para comprobar que se alínean con el objetivo de la empresa.
2. Selecciona y prepara a los aprendices
Selecciona empleados o miembros del equipo con experiencia que puedan guiar eficazmente a los alumnos. Los formadores no sólo deben ser expertos en su campo, sino también tener grandes dotes de comunicación y tutoría. Dales directrices y recursos claros para que impartan una formación coherente y eficaz.
Además, considera la posibilidad de ofrecer un breve programa de «formación de formadores» para asegurarse de que los formadores están equipados con técnicas para enseñar, motivar y proporcionar comentarios constructivos. Esta preparación es clave para crear un entorno de aprendizaje propicio.
3. Desarrolla un plan de capacitación estructurado
Elabora una hoja de ruta que describa lo que aprenderás, la duración de la formación y los resultados esperados. Incluye hitos, tareas y evaluaciones clave para medir tu progreso. Un plan bien estructurado te ayudará a mantenerte en el buen camino y garantizará una cobertura completa de todas las competencias necesarias.
La personalización es clave: ajusta el plan en función de la complejidad del trabajo y de tus conocimientos previos para asegurarte de que puedes seguir el ritmo sin sentirte abrumado o poco retado.
4. Lleva a cabo sesiones de capacitación práctica
Comienza la formación permitiendo que observes a trabajadores experimentados. A medida que ganes confianza, te irán asignando gradualmente tareas para realizarlas bajo supervisión. Haz preguntas, pide información y resuelve cualquier duda en tiempo real para mejorar tu experiencia de aprendizaje.
Para maximizar los resultados, alterna los periodos de observación con la ejecución supervisada de tareas, asegurándote de que cada sesión se base en las habilidades que ya hayas aprendido. Esta progresión mejora la retención y te prepara para trabajar de forma independiente.
5. Evalúa el progreso y proporciona feedback
Evalúa regularmente el desempeño del aprendiz mediante observaciones, la realización de tareas y los comentarios de los formadores. Proporciona retroalimentación constructiva para reforzar los puntos fuertes y abordar cualquier área que necesite mejorar. La evaluación continua asegura que los empleados cumplan con los niveles de desempeño esperados y puedan integrarse sin problemas en sus funciones.
Además de la retroalimentación regular, considera realizar chequeos periódicos incluso después de que termine el periodo de formación para reforzar el aprendizaje y abordar nuevos desafíos que puedan surgir.
Conclusión
Ahora que conoces esta metodología para acelerar el aprendizaje de habilidades en entornos prácticos, solo resta utilizar todas estas herramientas para elaborar tu propio programa de formación en el lugar de trabajo.
Recuerda que lo más importante es combinar distintas estrategias del on the job training que se adapten de la mejor forma a tu organización.
