Evaluación de capacitación: cómo medir la eficacia de un programa

Muchas empresas implementan programas de capacitación para mejorar la productividad y el desempeño laboral de los empleados. Pero, ¿cómo puedes saber si la capacitación realmente funciona? ¿Y cómo sabes qué debes cambiar en tus cursos para hacerlos más efectivos? La mejor manera de hacer esto es empezar a evaluar los programas de capacitación.

En este artículo, aprenderás qué es la evaluación de la capacitación, cómo evaular un plan de capacitación y los métodos para lograrlo. También descubrirás los mejores modelos y herramientas de evaluación que puedes utilizar para evaluar la calidad de tus programas.

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¿Qué es la evaluación del programa de capacitación?

La definición de evaluación del programa de capacitación es el análisis regular de la eficiencia y la efectividad de los programas de capacitación.

Implica el feedback de los estudiantes, comparar su desempeño laboral antes y después del programa, el cumplimiento de las prioridades estratégicas de la empresa y mucho más.

La evaluación después de una capacitación ayuda a las empresas a descubrir si los programas cumplen sus metas y objetivos. Los resultados de la evaluación de la capacitación se usan para mejorar los cursos o programas y para medir el retorno de la inversión de cada uno.

Los beneficios de la evaluación de capacitación

Para evaluar si tus capacitaciones son suficientemente eficaces, se requieren recursos adicionales. Sin embargo, los beneficios de la evaluación de la capacitación superan los desafíos que plantea. Dicho de forma resumida, ayuda a las empresas a:

• Descubrir lagunas en los cursos. Una parte de la evaluación de la capacitación es evaluar la calidad del trabajo de los empleados, lo que podría revelar algunas lagunas en curso o entrenamiento. Supongamos que los resultados del cuestionario muestran que casi todos tus trabajadores fallaron la pregunta sobre seguridad de datos. Después, al revisar el curso, descubres que este problema no se ha abordado adecuadamente. Como resultado, puedes añadir un módulo sobre seguridad de datos al programa de capacitación.
• Ahorrar dinero. Al comparar los costos de la capacitación con los resultados obtenidos mediante esta, las empresas pueden ver qué tan rentables son los cursos, en qué programas de capacitación vale la pena invertir y cuáles son una pérdida de dinero y de tiempo.
• Mejorar los materiales y las herramientas. Si no se lleva a cabo una evaluación de la capacitación, es imposible determinar la calidad del contenido de aprendizaje y la efectividad de las herramientas utilizadas para crear cursos. Armado con la información adecuada y teniendo claridad en las necesidades de mejoras, se pueden refinar los programa de capacitación.

Tipos de evaluación de la capacitación

Los tipos de evaluación de un programa de capacitación varían dependiendo del tipo específico de formación y la industria en la que esté la empresa. Además, los objetivos de aprendizaje de la organización determinan en buena medida esta taxonomía.

Sin embargo, podemos agrupar los tipos de evaluación de capacitación de la siguiente manera:

1. Evaluación de reacción

La evaluación de reacción mide las respuestas inmediatas de los participantes después de completar la capacitación. Este tipo de evaluación suele realizarse a través de encuestas o cuestionarios en los que se pide a los participantes que proporcionen sus impresiones sobre el contenido del curso, la relevancia del material, la efectividad del instructor y el entorno de aprendizaje. La principal ventaja de esta evaluación es que proporciona una retroalimentación rápida y directa sobre la percepción de los empleados respecto a la capacitación.

2. Evaluación de aprendizaje

Este tipo de evaluación se enfoca en medir cuánto aprendió el personal durante la capacitación. Se realizan pruebas de nivel antes y después del curso para evaluar los conocimientos adquiridos. Puede incluir exámenes, pruebas prácticas, estudios de casos y ejercicios interactivos. La evaluación de aprendizaje ayuda a determinar si los objetivos de capacitación fueron alcanzados y si el contenido del curso fue efectivo en la transmisión de conocimientos.

3. Evaluación de comportamiento

Este modelo de evaluación analiza cómo los participantes aplican los conocimientos adquiridos en su trabajo diario. Este tipo de evaluación se realiza generalmente a través de observaciones directas, entrevistas con supervisores y análisis de desempeño. La evaluación de comportamiento es crucial para entender si la capacitación ha tenido un impacto real en las habilidades y comportamientos laborales de los empleados.

4. Evaluación de resultados

Este tipo de evaluación mide el impacto de la capacitación en los resultados organizacionales. Se examinan indicadores clave de desempeño (KPIs) como la productividad, la calidad del trabajo, la satisfacción del cliente y las tasas de retención de empleados. La evaluación de resultados ayuda a determinar el retorno de la inversión (ROI) de los programas de capacitación y su contribución a los objetivos estratégicos de la empresa.

Técnicas de evaluación de capacitación

Para evaluar los programas de capacitación de una manera más sistemática, puedes usar métodos de evaluación de capacitación específicos. Existen numerosos modelos de evaluación y cada uno ofrece su propio enfoque para evaluar los cursos. Hemos recopilado 4 modelos que han demostrado ser los más populares y fiables a lo largo de los años.

Modelo de evaluación Kirkpatrick

Uno de los modelos más antiguos de evaluación de capacitación y desarrollo y, sin duda, el más famoso es el de Kirkpatrick. Este modelo se sigue usando todavía, más de sesenta años después de su creación.

Según este modelo, los programas de capacitación deben ser evaluados en 4 niveles: reacción, aprendizaje, comportamiento y resultados. Vamos a ver cada nivel detalladamente.

Nivel 1: Reacción

Cuando los estudiantes completen tu curso, evalúa sus reacciones. Este proceso se puede hacer desde la web o mediante el uso de una app para encuestar a los participantes. Pídeles que completen una encuesta con preguntas como:

• ¿Qué tan satisfecho estás con la experiencia de aprendizaje?
• ¿El contenido de la capacitación cumplió con tus expectativas?
• ¿Has aprendido algo nuevo?
• ¿Cómo calificarías la calidad de la capacitación?
• ¿Te pareció útil esta capacitación?

Si quieres obtener resultados más detallados, usa una encuesta con escala de Likert. A diferencia de las preguntas binarias, una encuesta con escala Likert permite elegir entre varias opciones de respuesta (no solo bueno y malo), lo cual puede ser útil en la evaluación de la capacitación.

Nivel 2: Aprendizaje

Mide cuánto aprendieron los estudiantes en el curso. Por ejemplo, puedes crear cuestionarios en línea para ver qué conocimientos y habilidades tienen y qué conocimientos no han adquirido durante la capacitación. Para obtener resultados muy precisos, algunas empresas también optan por crear pruebas previas a los cuestionarios. De esta manera, sabrás con certeza lo que tus estudiantes sabían antes del curso y lo que aprendieron después de tomarlo.

Nivel 3: Comportamiento

Descubre si el comportamiento de un empleado ha cambiado después del programa de capacitación. Si es así, ¿cuánto ha cambiado? La manera más eficaz de hacer esto es comparar reseñas de evaluación 360 grados (feedback de los compañeros, supervisores, subordinados del empleado y otros) sobre el empleado antes y después de tomar el curso.

Nivel 4: Resultados

Este es el nivel más importante de este tipo de evaluaciones de capacitación pues se trata de medir el rendimiento y los resultados del método utilizado. Después de todo, el objetivo principal de la capacitación empresarial es obtener mejores resultados. Evalúa el impacto que tu curso ha tenido en tu negocio analizando las calificaciones de calidad, eficiencia, productividad y satisfacción del cliente.

El modelo ROI de Philips

El modelo de ROI de Phillips puede considerarse una versión extendida de la taxonomía de Kirkpatrick. Ambos tienen los mismos niveles, excepto por uno adicional al final: el retorno de la inversión (ROI). Mientras que el modelo de Kirkpatrick evalúa solo el retorno sobre las expectativas (ROE), el modelo de ROI puede decirte si invertir en un programa de capacitación fue la decisión correcta.

Cómo medir el ROI con el modelo de Phillips

Recopila datos comerciales de antes, durante y después del curso, y mide el impacto que tuvo la capacitación en las ganancias, la productividad, el rendimiento, etc. de tu empresa, según el objetivo del programa. Después, compara el costo de la capacitación con el valor que proporcionó. Si el valor excede el costo de la capacitación, lo estás haciendo muy bien. Si no, debes encontrar qué nivel o niveles fueron ineficaces y mejorar tu capacitación.

Los cinco niveles de la evaluación de Kaufman

Otro método de evaluación y seguimiento de la capacitación basado en el modelo de Kirkpatrick es el de los cinco niveles de evaluación de Kaufman. Kaufman dividió el primer nivel en dos, agrupó los niveles 2 y 3 de Kirkpatrick como ‘microniveles’ y añadió un quinto nivel para evaluar los resultados tanto para los clientes como para la sociedad.

Nivel 1A: Aporte

Mide la cantidad de recursos, como tiempo y dinero, invertidos en tu programa de capacitación.

Nivel 1B: Proceso

Evalúa las reacciones de los estudiantes al curso.

Nivel 2: Adquisición

Evalúa los beneficios individuales o microbeneficios de tu capacitación indicando si se cumplieron los objetivos de la capacitación para estudiantes individuales o para grupos pequeños. Esto significa que debes averiguar si tus estudiantes adquirieron nuevos conocimientos y habilidades y los aplicaron en su trabajo.

Nivel 3: Aplicación

Mide qué tan bien usan los estudiantes los nuevos conocimientos y habilidades en su trabajo.

Nivel 4: Resultados para la organización

Mide los beneficios que ha obtenido tu empresa globalmente. Los beneficios pueden ser una mejora en el desempeño, una reducción de costos o una mayor rentabilidad.

Nivel 5: Resultados sociales

En el último nivel, debes evaluar el impacto que tuvo tu curso en lo que Kaufman denominó «clientes de meganivel». Con estos, se refiere a los clientes comerciales o a la sociedad en su conjunto.

Este método de evaluación de la capacitación y desarrollo no puede aplicarse totalmente a la vida real por las organizaciones. Medir el impacto que tuvo tu capacitación en la sociedad es demasiado costoso, complicado y poco práctico.

El modelo CIRO

CIRO son las siglas en inglés de «context, inputs, reaction, outputs» o contextos, insumos, reacciones, resultados. A diferencia de otros modelos, está diseñado específicamente para evaluar la capacitación gerencial. Así que, si necesitas evaluar cursos de gestión, este modelo podría ser la mejor opción para ti.

Los pasos o etapas de la evaluación de la capacitación en este modelo se estructuran de la siguiente forma.

Fase 1: Contexto

Evalúa la situación actual de tu empresa. Intenta determinar todos los factores que pueden afectar los resultados de la capacitación. Mientras tanto, durante esta etapa, determina qué le falta a tu empresa en términos de desempeño. Como resultado, obtendrás una lista de necesidades que deben ordenarse según los tres niveles siguientes:

Fase 2: Insumos

Tu objetivo en esta etapa es identificar la mejor intervención de capacitación. Reúne información sobre todos los posibles métodos y técnicas de capacitación. También debes pensar en cómo diseñarás, gestionarás y entregarás tu curso a tus estudiantes. Analiza los recursos de tu empresa y determina la mejor manera de utilizarlos para conseguir tus objetivos.

Fase 3: Reacción

En esta fase, pregunta a tus estudiantes qué opinan sobre el curso. Céntrate en tres aspectos:

• Contenido del programa
• Enfoque
• Adición de valor

Lo que te interesa en este momento no es solo si a los estudiantes les gustó o no el curso, sino también qué cambios les gustaría ver en este programa de capacitación. Recopila sus sugerencias y tenlas en cuenta cuando mejores tu programa.

Fase 4: Resultados

En esta fase, presentas los resultados de la capacitación. Hay cuatro niveles en los que se medirán los resultados:

• Estudiante
• Lugar de trabajo
• Equipo o departamento
• Negocio

Elige uno de ellos según el propósito de la capacitación y los recursos disponibles.

Instrumentos de evaluación de la capacitación

Las herramientas de evaluación de la capacitación son los medios utilizados para evaluar los programas de capacitación. Generalmente, se dividen en 4 categorías: cuestionarios, entrevistas, grupos focales y observaciones. Nosotros añadiremos una categoría más: los reportes del LMS.

Cuestionarios

Los cuestionarios son el método de evaluación de la capacitación más usado. Consisten en un conjunto de preguntas que tienen como objetivo obtener información útil de los participantes. Es una herramienta ideal para evaluar la reacción de los estudiantes después de un programa de capacitación.

Existen numerosas opciones de software para crear cuestionarios y encuestas. Si quieres que tus cuestionarios sean interactivos, personalizables y atractivos, prueba iSpring Suite. Con este software, podrás crear 14 tipos de preguntas, añadir imágenes tanto a las preguntas como a las respuestas, y usar muchas otras funciones que te ayudarán a crear cuestionarios que realmente funcionan.

Entrevistas

El objetivo de las entrevistas es recopilar opiniones y datos. A diferencia de los cuestionarios, las entrevistas pueden revelar información sobre la actitud, el comportamiento y la mentalidad de los empleados. Además de una clásica entrevista presencial, también puedes hacer una entrevista por teléfono o por Internet.

Observación

La observación es quizás la mejor manera de ver cambios en el comportamiento y la actitud después de la capacitación. A diferencia de todos los demás métodos, la observación no depende de lo que los empleados dicen sobre ellos mismos o sobre los demás empleados. Simplemente observando a una persona trabajar, puedes ver con tus propios ojos si aplica nuevas habilidades y conocimientos en su trabajo. No obstante, esto tiene sus limitaciones.

Grupos focales

Podemos considerar este método como una mezcla de un cuestionario y una entrevista, porque te permite cubrir a un gran grupo de personas y obtener información. Si quieres obtener datos cualitativos para obtener una imagen clara de las perspectivas de los empleados, pero no tienes suficientes recursos para entrevistar a todos los trabajadores, los grupos focales pueden ser la mejor opción.

Simplemente reúne a las personas según una determinada característica de tu público objetivo, como un área de trabajo común, errores comunes en el trabajo o la edad, y después realiza una entrevista para recopilar sus reacciones, conocimientos, reseñas y sugerencias.

Reportes del LMS

Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) es un software que te permite entregar programas en línea a tus estudiantes. Dentro de este sistema, hay otro sistema, el de reportes del LMS, que recopila y analiza datos de tus programas en línea. Con su ayuda, puedes descubrir los puntos débiles de tus cursos. Por ejemplo, has diseñado un programa de capacitación y se lo has asignado a tus empleados. El tiempo pasa, pero no ves ningún resultado. Este es el momento perfecto para mirar los reportes del LMS.

Es posible que descubras que la mayoría de tus empleados abandonaron el curso en el mismo punto. Encuentra este punto en el programa y determina cuál es el problema o la laguna y después soluciónalo. Con el tiempo, verás resultados.

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Preguntas frecuentes

¿Ejemplos de cómo evaluar un programa de capacitación?

Algunos métodos para evaluar un programa de capacitación incluyen la reacción, las medición del aprendizaje y el cambio de comportamientos.

¿Cómo evaluar la efectividad de la capacitación?

Primero se tiene que seleccionar una metodología para evaluar un programa de capacitación, y después realizar las mediciones pertinentes. Esta información permite tomar acciones y proponer mejoras.

¿Qué preguntas se hacen para evaluar una capacitación?

Para evaluar una capacitación, se pueden hacer preguntas sobre la claridad de los objetivos, la relevancia del contenido y la eficacia del instructor. También es útil indagar sobre la logística, como la adecuación del lugar y el cumplimiento del horario.

¿Cómo evaluar un plan de capacitación?

Con estos ejemplos tienes todas las herramientas para poder realizar la evaluación de programas específicos de capacitación.

Como puedes ver, existen muchos métodos y herramientas de evaluación para evaluar los programas de capacitación. Cada uno de ellos tiene sus propios beneficios y limitaciones, y por esto no podemos elegir un solo enfoque y afirmar que es el mejor.

Pero podemos decir con certeza que el método de evaluación más eficaz sería utilizar varios modelos y herramientas, en función de las metas y los objetivos de tu empresa.